Проактивные выплаты в 2024 году: как построить работу с СФР по‑новому

С 1 января 2024 года СФР планирует закрыть прием реестров. Всем страхователям предстоит перейти на проактивную схему выплат. В статье вы найдете пошаговую инструкцию, как это сделать в Экстерне.

Евгения Ряпасова Эксперт управления клиентского сервиса

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Что такое проактивные выплаты — понятие и нормативка

Проактивный режим — это назначение и выплата пособий СФР (ФСС) в беззаявительном порядке, то есть без заявления застрахованного.

Электронные листки размещаются в системе «Соцстрах», а далее СФР на их основании запрашивает нужную информацию для расчета пособий у работодателей. Если запрос недостающих сведений не поступил, страхователь должен запросить его самостоятельно. Как это сделать в Экстерне, читайте в инструкции.

Схематично проактивную систему можно изобразить так:

Проактивную выплату пособий ввел Федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ, который внес поправки в Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…».

Также работу по проактивной схеме регулируют следующие нормативные акты:

• Постановление Правительства от 23.08.2021 № 1381 «О внесении изменений в постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567…».
• Приказ Минздрава от 23.11.2021 № 1089н «Об утверждении порядка формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа».
• Постановление Правительства от 23.11.2021 № 2010.
• Приказ ФСС от 08.04.2022 № 119.

Форматы всех электронных документов, которые нужны для работы с проактивными выплатами, публикуются на сайте СФР.

Как перейти на проактивные выплаты

Чтобы работать с проактивными выплатами:

1. Подключитесь к социальному электронному документообороту (СЭДО).
2. Настройте способ получения документов.
3. Настройте получение уведомлений о входящих документах.

Как автоматически получать входящие документы по проактивным выплатам, читайте в статье

Далее разберем каждый шаг подробно.

Шаг 1. Подключитесь к СЭДО

1. На главной странице Экстерна откройте «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты плательщика» → «Настройки СФР».
2. Введите регистрационный номер ФСС.
3. Поставьте галочку в поле «Обмен документами через СЭДО».

Подробную инструкцию вы найдете в Контур.Справке.

К СЭДО будет подключена только текущая организация. Чтобы настроить документооборот для других организаций, переключайтесь между ними в шапке Экстерна.

Если вы указали не тот регистрационный номер при подписке, это можно исправить самостоятельно:

1. Укажите корректный регистрационный номер в поле «Регномер ФСС».
2. Нажмите на ссылку для замены подписки на введенный регномер ФСС.

При подключении к СЭДО вам начнут поступать не только документы по проактивным выплатам, но и требования СФР. Как работать с требованиям СФР, читайте в статье.

Шаг 2. Настройте способ получения документов

1. На главной странице Экстерна откройте «Реквизиты и настройки» → «Дополнительные настройки».
2. В блоке «Входящие из ФСС» по умолчанию стоит галочка «Загружать входящие по проактивным выплатам при входе в Экстерн» — то есть в фоновом режиме. Если вы хотите загружать документы по проактивным выплатам вручную, снимите эту галочки и сохраните изменения.

Подробнее о фоновом режиме загрузки и самостоятельной загрузке читайте в Контур.Помощи.

Также в Экстерне есть возможность автоматически получать входящие документы с сертификатом оператора ЭДО. Для загрузки входящих документов СФР вам не нужно будет при входе в сервис предъявлять сертификат для подписи — документы загрузятся автоматически сразу после поступления в Экстерн. Чтобы подключить возможность, обратитесь в техническую поддержку.

Шаг 3. Настройте уведомления о входящих

1. Откройте «Реквизиты и настройки» → «Уведомления на почту и телефон».
2. Укажите время, в которое вам можно отправлять сообщения. Почту и номер телефона, куда отправлять сообщение.
3. Подтвердите контакты.
4. В блоке «Требование» поставьте галочку напротив «Входящие по проактивным выплатам» и напротив «Получено требование из ФНС или СФР» (если хотите получать уведомления и о требованиях СФР).

Сделать все правильно поможет инструкция.

Как работать с документами по проактивным выплатам

Получайте входящие документы СЭДО от СФР

После подключения к СЭДО входящие документы от СФР будут поступать в раздел СФР → «Проактивные выплаты» → «Входящие».

Документы можно сортировать по виду, например, оставить на экране только извещения или только запросы недостающих сведений. Есть сортировка по статусу ЭЛН: еще открытые, уже закрытые и т.д.

У входящих документов в графе «Ответ» указана дата, до которой нужно ответить фонду на извещение либо на запрос, а также статус ответа. Если сегодня крайний срок, он будет помечен оранжевым кружочком. А если срок истек — выделен красным.

Отвечайте на входящие документы

От СФР могут поступать:

• Документы информативного характера, не требующие ответа. Например, уведомления об изменении ЭЛН, статус выплаты пособия.
• Документы, на которые фонд ожидает ответ. Например: запрос недостающих сведений, извещение. Если документ требует ответа, Экстерн показывает статус «Отправьте ответ».

Как ответить на запрос недостающих сведений

Запрос приходит, если больничный длится дольше трех дней. В нем СФР показывает, какие данные есть и каких недостаточно. Нужно проверить информацию в запросе, дополнить и отправить ответ.

На запрос необходимо ответить в течение трех рабочих дней с момента отправки запроса фондом. Исключение, если пришел запрос по единовременному пособию при рождении ребенка. На такие запросы срок ответа — два рабочих дня.

Есть 2 варианта подготовки ответа на запрос:

• Заполнить ответ на запрос в Экстерне
• Загрузить готовый ответ из файла

Чтобы отправить в СФР один документ:

1. Наведите курсор на нужный документ. С правой стороны появится кнопка «Проверить и отправить».
2. Если проверка прошла успешно, станет активной кнопка «Перейти к отправке», нажмите ее.
3. Укажите сертификат для подписи.
4. Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — и документ уйдет в СФР.

При массовой отправке:

1. Выберите необходимые документы, отметив их галочками.
2. Нажмите кнопку «Отправить» —все выбранные документы попадут в СФР.

В момент отправки происходит еще одна проверка — отправляются только документы, которые не содержат ошибок. Если есть ошибки, система выдаст сообщение, что документ не удалось отправить. Нужно исправить и повторить отправку.

Как ответить на извещение

Извещения поступают, когда фонду нужно уточнить какую-либо информацию по сотруднику страхователя. Подтвердите получение извещения в течение трех рабочих дней. Затем ответьте на извещение в течение пяти рабочих дней. Как работать с извещением, читайте в инструкции.

Как реагировать на несоответствие сведений о застрахованном лице

Этот документ СФР направляет, когда данные о сотруднике, полученные фондом в ЕФС-1, и данные, полученные в сведениях о застрахованном, отличаются. Либо когда фонд не находит данные о сотруднике из ЕФС-1. Сам документ не требует ответа от страхователя. Но фонд ждет реакции на этот документ, например, актуализации данных через сведения о застрахованном лице или корректировки ЕФС-1 по сотруднику.

Проверьте, что сотрудник, указанный в документе работает у вас в организации.

1. Если сотрудник уволен, убедитесь, что вы отправили ЕФС-1 с мероприятием «Увольнение». Дополнительно можно направить Сведения о застрахованном с признаком «Уволен».
2. Если сотрудник работает у вас, проверьте, что вы ошибочно не направили ЕФС-1 с мероприятием «Увольнение». Если ЕФС-1 с увольнением отправляли, отмените это мероприятие.
3. Если сотрудник новый и вы не отправили по нему сведения о застрахованном лице, направьте этот документ.

Как работать с проактивными, если у вас нет сертификатов организаций на обслуживании

Если у вас на обслуживании несколько организаций, но при этом нет сертификатов руководителей и нет доверенностей на подписание документов по проактивным выплатам, в Экстерне вы можете передать эти документы на подписание руководителям организаций через дистанционное подписание. Руководитель получит уведомление о подготовленном документе и в специальной ограниченной версии Экстерна подпишет и отправит его в контролирующий орган. Как настроить дистанционное подписание для руководителя, читайте здесь.

Как получать входящие документы через дистанционное подписание

Пока нет возможности отправить руководителю на подписание запрос входящих документов СЭДО. Запросить входящие документы СЭДО можно только сертификатом руководителя организации.

Если на почту пришло уведомление о входящих документах СЭДО, сообщите руководителям организаций, что нужно войти в Экстерн и запросить входящие документы. Либо настройте получение входящих сертификатом оператора.

Как отправить документы на подпись руководителю, читайте в инструкции.

Как настроить работу с СЭДО через уполномоченного представителя

Чтобы уполномоченный представитель мог работать с проактивными выплатами, оформите электронную доверенность (МЧД) для СФР. Как это сделать, читайте в инструкции.

Как настроить работу с проактивными выплатами нотариусам, адвокатам и т.д.

В ЭП нотариусов, адвокатов, иностранных организаций отсутствует ОГРН либо ОГРН нулевой. Для работы с СЭДО с такими сертификатами также требуется настроить доверенность.

Сейчас нет возможности отправить МЧД СФР через Экстерн, если доверитель является физическим лицом. Такие МЧД можно оформить через АРМ Доверенность, затем прописать идентификатор доверенности в Экстерне.

Если нет возможности оформить МЧД, оформите бумажную доверенность. Для этого ее нужно распечатать, заполнить и отнести в региональное отделение фонда. Но есть вероятность, что сотрудник отделения не сможет ее принять. Загружать скан-копию бумажной доверенности в Экстерн не нужно, достаточно заполнить реквизиты из бумажной доверенности.

Читайте также:

• Что делать, если не поступают входящие документы из СФР (ФСС)?
• Что делать, если из СФР пришло уведомление об ошибке?