Как удержать НДФЛ из заработной платы, отпускных и других выплат

Обновлено 4 марта 2025 10

Все налоговые агенты удерживают НДФЛ с доходов физических лиц. Но важно правильно определить дату удержания подоходного налога. Момент удержания зависит от вида дохода.

Александра Задорожнева Журналист, специалист по бухгалтерскому учету и налогам

В этой статье:

Что такое удержание НДФЛ
С каких выплат нужно удерживать НДФЛ
По каким ставкам удерживают НДФЛ
На какую дату удерживают НДФЛ
В какой сумме удерживают подоходный налог
Что делать, если не удержали НДФЛ

Что такое удержание НДФЛ

Налог на доходы физических лиц — это обязательное удержание из зарплаты и других выплат в пользу налогоплательщиков. Когда налоговый агент платит физлицу, он исчисляет, удерживает и уплачивает подоходный налог (ст. 226 НК РФ).

Налоговые агенты по НДФЛ — это работодатели и другие организации и предприниматели, которые начисляют, удерживают и перечисляют в бюджет подоходный налог за физлиц (ч. 1 ст. 24 НК РФ). Если налоговый агент применяет АУСН, то банк удерживает и перечисляет в бюджет налог за него (ч. 3, 4 ст. 17 Федерального закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ).

Налоговый период по подоходному налогу — календарный год с 1 января по 31 декабря (ст. 216 НК РФ). НДФЛ с доходов работника начисляют нарастающим итогом с начала года.

С каких выплат нужно удерживать НДФЛ

Объект налогообложения НДФЛ — доходы физлица в денежной и натуральной форме. Налогом облагаются доходы и от российских, и от зарубежных источников в рублях и в иностранной валюте. Для нерезидентов РФ — только доходы от источников в России.

Подоходный налог удерживают из выплат, перечисленных в ст. 208 НК РФ, в том числе:

зарплата и другие выплаты по трудовым договорам;
оплата по гражданско-правовым договорам за выполнение работ, оказание услуг;
больничные;
плата за использование авторских или иных прав;
дивиденды и др.

НДФЛ нужно удерживать не только с зарплаты, но и в момент выплаты аванса поскольку датой признания дохода является день его выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

С некоторых доходов не нужно удерживать и платить подоходный налог. К ним относятся:

Доходы, которые освобождены от НДФЛ. Их перечень дан в ст. 217 НК РФ, в том числе компенсации при увольнении, возмещение вреда здоровью, алименты и др.
Доходы, по которым НДФЛ платит сам налогоплательщик. Это доходы предпринимателей, нотариусов, адвокатов и других частных практиков (п. 1, 2 ст. 227 НК РФ).
Доходы, которые облагаются НДФЛ в специальном порядке. Это поступления от продажи недвижимости, проценты по вкладам и остаткам на банковских счетах, выигрыши в казино и игровых автоматах (ст. 228 НК РФ).

Налоговые агенты обязаны ежеквартально отчитываться о начислениях и удержаниях подоходного налога по форме 6-НДФЛ. Расчет можно заполнить и отправить в Контур.Экстерн.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

По каким ставкам удерживают НДФЛ

В России действует прогрессивная ставка подоходного налога (п. 1 ст. 224 НК РФ):

13% — для доходов до 2,4 млн рублей;
15% — для доходов от 2,4 млн до 5 млн рублей;
18% — для доходов от 5 млн до 20 млн рублей;
20% — для доходов от 20 млн до 50 млн рублей;
22% — для доходов от 50 млн рублей.

Эти ставки налога применяются к основной налоговой базе: в виде зарплаты, премий, больничных и отпускных, к ней добавляются еще ряд доходов, но они работодателями, как правило, не выплачиваются (выигрыши в лотереях и азартных играх, доходы от участия в инвестиционном товариществе, прибыль контролируемой иностранной компании, доходы от майнинга криптовалюты) (п. 2.1 ст. 210 НК РФ).

Иные ставки НДФЛ действуют в отношении доходов, выплачиваемых участникам СВО и доходов в виде «северных» надбавок (п. 1.2 ст. 224 НК РФ):

13% — для доходов до 5 млн рублей;
15% — для доходов от 5 млн рублей.

Перед удержанием НДФЛ основную налоговую базу уменьшают на стандартные, социальные, имущественные налоговые вычеты. К примеру, если у работника есть дети, работодатель применяет стандартный налоговый вычет (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Если основной базы не хватает, то оставшиеся налоговые вычеты относят на выплаты участникам СВО и «северные» надбавки.

Есть еще одна прогрессивная шкала НДФЛ, она применяется в отношении доходов от продажи имущества (кроме ценных бумаг) и долей в нем, полученного в дар имущества, страховых выплат и выплат по пенсионному обеспечению и других некоторых выплат:

13% — для доходов до 5 млн рублей;
15% — для доходов от 5 млн рублей.

Кроме того, применяются фиксированные ставки НДФЛ:

9% — для процентов по облигациям с ипотечным покрытием, если их выпустили до 01.01.2007 (п. 5 ст. 224 НК РФ);
15% — для дивидендов, которые платят нерезидентам(п. 3 ст. 224 НК РФ);
30% — для доходов нерезидентов (есть исключения) и доходов по ценным бумагам российских компаний при соблюдении условий (п. 3 ст. 224 НК РФ);
35% — для выигрышей и призов от 4 000 рублей, сумм экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств (п. 2 ст. 224 НК РФ).

На какую дату удерживают НДФЛ

Подоходный налог удерживают в момент фактической выплаты дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислять НДФЛ до удержания из зарплаты нельзя.

Большая часть доходов считается полученной в день поступления.

В таблице разобрали даты фактического получения основных доходов.

Вид доходов	Дата фактического получения	Обоснование
Доходы в денежной форме (зарплата, средний заработок при командировке, премии, отпускные)	День выплаты, перечисления на счет физлица в банке или на счет третьего лица по поручению налогоплательщика	пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ
Командировочные	Последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет по командировке	пп. 6 п. 1ст. 223 НК РФ
Натуральные доходы, которые получены не деньгами, а в виде переданных товаров (работ, услуг), иного имущества или оплаты их стоимости.	День передачи налогоплательщику	пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ
Материальная выгода	экономия на процентах — последний день каждого месяца периода предоставления заемных средств; товары работы, услуги — день приобретения; ценные бумаги — день приобретения или день оплаты, если платеж совершен после перехода права собственности	п. 3, 7 п. 1 ст. 223 НК РФ
Признание задолженности безнадежной	День полного или частичного прекращения обязательств по уплате	п. 62.1 ст. 217, пп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ
Зачет встречных однородных требований	День зачета	пп. 4 п. 1 ст. 223 НК РФ

Доходы в денежной форме

Налог с денежных доходов удерживают в момент их фактической выплаты. А если деньги перечисляют раньше даты фактического получения, налог удерживают в тот момент, когда доход считается полученным — только на эту дату можно начислить НДФЛ (п. 3 ст. 226 НК РФ).

НДФЛ с зарплаты и аванса удерживают, как только сотрудник получил доход (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

НДФЛ с командировочных в момент выплаты удерживать не надо. Датой получения дохода считается последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет. Налог удерживают из ближайшей выплаты, следующей за этой датой.

Доходы в натуральной форме

Если налогоплательщик получает доход в натуральной форме, например подарок, налог удерживается из денежных доходов, которые он получит в этом же году. Удержание проводят в ближайшую выплату.

Пример

20 сентября компания оплатила путевку в санаторий для своего сотрудника. Работнику передали путевку 5 октября — это и есть дата фактического получения натурального дохода.

В этот же день, 5 октября, сотрудникам перечислили сентябрьскую зарплату. Работодатель удержал из выплаты НДФЛ и с зарплаты, и с путевки — натурального дохода работника.

Материальная выгода

НДФЛ по доходам в виде материальной выгоды работника удерживают по аналогии с натуральными — из следующих денежных доходов в том же году. Но есть ряд особенностей:

Удержание НДФЛ с экономии на процентах. В этом случае дата фактического получения дохода — конец месяца. Налог удерживают с ближайшей денежной выплаты.
Удержание НДФЛ кредитными организациями. Банки и другие кредитные учреждения не удерживают НДФЛ с материальной выгоды своих клиентов, поскольку они не являются их сотрудниками.
Удержание НДФЛ профессиональными участниками рынка ценных бумаг. Для операций и выплат по ценным бумагам, операций с производными финансовыми инструментами подоходный налог удерживают по особым правилам. Они прописаны в п. 7 ст. 226.1 НК РФ.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

В какой сумме удерживают подоходный налог

Максимальная сумма удержания у физлица зависит от вида дохода (письмо ФНС от 26.10.2016 № БС-4-11/20405@). Для удержаний по зарплате и других сумм оплаты труда действуют ограничения (ст. 138 ТК РФ). Вот как их применять (письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852):

сначала в полном объеме удерживают НДФЛ с зарплаты;
затем из суммы, получившейся после налогообложения, агент удерживает ранее неудержанный НДФЛ.

Максимально возможная сумма удержаний — 20%. А если дополнительно нужно учесть налог, не удержанный с натуральных доходов и материальной выгоды, максимальная сумма увеличивается до 50% (ст. 138 ТК РФ, п. 4 ст. 226 НК РФ).

Удержания с остальных доходов налогоплательщика проводят так:

сначала удерживают начисленный НДФЛ;
потом удерживают подоходный налог, который не удержали раньше.

Тут тоже есть ограничения. НДФЛ, который не удержали с матвыгоды и доходов в натуральной форме, не может превышать 50% от суммы, выплачиваемой физлицу. Если налог не был удержан по другим основаниям, то ограничений на размер удержаний нет.

Что делать, если не удержали НДФЛ

Если агент не полностью или восе не удержал НДФЛ, он должен удержать его со следующей выплаты, но обязательно до конца текущего года. Если такой возможности нет, об этом следует сообщить в ИФНС и налогоплательщику (ст. 216, п. 5 ст. 226 НК РФ).

Если агент мог удержать НДФЛ при выплате дохода, но не удержал, его оштрафуют. Если же возможности удержания не было, то и наказывать не будут.

При этом если сперва возможности не было, но до конца года она появилась, ей нужно обязательно воспользоваться. Иначе придется заплатить штраф (ст. 123 НК РФ, п. 21 Постановления Пленума ВС РФ от 30.07.2013 № 57).

Агенты подают сообщение о неудержанном НДФЛ в форме справки — приложения к расчету 6-НДФЛ (п. 18 ч. I порядка заполнения 6-НДФЛ из Приказа ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@). Справку надо отправить работнику и в инспекцию до 25 февраля следующего года (ст. 216, п. 5 ст. 226 НК РФ).

Если агент мог удержать налог в прошлом году, но не сделал этого, он удерживает подоходный налог при выплате денежных доходов в текущем году и перечисляет платеж в бюджет. Еще ему нужно будет исправить сданный 6-НДФЛ. Отправьте уточненный расчет через Экстерн: программа проводит автоматический контроль перед подачей сведений. Это снижает риск ошибок и штрафов от налоговой.