НДС по расходам на командировку

НДС с расходов на проезд и наем жилого помещения в командировке можно принять к вычету. Для этого необходимость расхода, его связь с работой и фактическая оплата должны быть подтверждены документами. Разбираемся с нюансами НДС по командировочным расходам.

Что относится к командировочным расходам

Работодатель должен возместить работнику расходы, которые связаны с командировкой: суточные, оплату к месту командировки и обратно, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поездах, расходы на аренду жилья или оплату гостиницы, а также другие затраты для выполнения служебного поручения. Порядок компенсации закреплен в ст. 168 ТК РФ и Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства от 13.10.2008 № 749).

Чтобы бухгалтер мог принять к вычету НДС по командировочным расходам, должны выполняться несколько условий:

• Расходы фактически оплачены.

• Расходы подтверждены документами.

• Расходы связаны с деятельностью организации;

• В расходы включен налог на добавленную стоимость.

Командировочные расходы подтверждают следующие документы:

• Приказ о направлении работника в командировку на определенный срок — в нем обязательно указывают цель командировки.

• Авансовый отчет работника об израсходованных в командировке суммах — его утверждает руководитель организации.

• Документы, прилагаемые к авансовому отчету — о найме жилого помещения (например, если жили в гостинице — чек ККТ и счет гостиницы, справку из гостиницы с детализацией услуг, а если в квартире — договор найма жилого помещения, чек ККТ от арендодателя-организации или расписка от физлица), проездные документы, билеты, багажные квитанции, чеки на такси и другие документы, которые подтверждают фактические расходы работника в командировке.

• Иные документы.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Как принять к вычету НДС со стоимости проезда

Сотрудник фиксирует командировочные расходы в авансовом отчете и обязательно прикладывает к нему документы, подтверждающие затраты. Бухгалтер должен отразить эти документы в книге покупок, чтобы заявить к вычету НДС с расходов на проезд работника к месту командировки и обратно. Дело в том, что командированному сотруднику счет-фактуры не выдаются.

Какие документы подтверждают вычет

Основным документом, служащим для принятия вычета по НДС, является счет-фактура. Но в ситуации, когда работники покупают билеты за наличные или используют банковские карты, им выдается кассовый чек и билет.

Так как счета-фактуры в таком случае нет, воспользуйтесь правилами заполнения книги покупок: кроме счета-фактуры в книгу можно включить бланк строгой отчетности (БСО) или копию такого бланка (п. 18 Правил из ПП РФ от 26.12.2011 № 1137).

Как подтвердить факт оплаты

Если к билету прилагается чек ККТ, то за проездные документы уже рассчитались наличными или банковской картой. Когда у бухгалтера есть и сам билет, и подтверждение его оплаты, БСО можно зарегистрировать в книге покупок.

Если работник приобрел электронный билет, проездной документ надо распечатать и приложить к авансовому отчету. Но также понадобятся дополнительные документы, которые подтверждают факт проезда работника:

По этим документам организация признает в бухгалтерском и налоговом учете расходы на проезд (п. 16, 18 ПБУ 10/99, пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма Минфина от 20.01.2022 № 03-03-07/3198, от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1448).

Но при этом Минфин и ФНС полагают, что факт проезда можно обосновать любыми документами, которые подтвердят использование купленных билетов и факт перевозки работника (письма Минфина от 24.10.2023 № 03-03-06/1/100966, от 10.03.2020 № 03-03-07/17700, от 28.01.2020 № 03-03-06/1/4908, письмо ФНС от 13.10.2022 № СД-4-3/13732@).

В каком периоде принять к вычету налог с проездных документов

НДС с билета нужно принять к вычету в квартале, в котором сотрудник отчитался за командировку — предоставил авансовый отчет и приложил к нему проездные документы.

На более поздний срок вычет по авансовому отчету переносить нельзя (письма Минфина РФ от 17.10.2017 № 03-07-11/67480, от 14.07.2020 № 03-07-14/61018).

Устраняйте расхождения по НДС

Получайте полный вычет с Контур.НДС+

Попробовать бесплатно

Как подтвердить обоснованность расходов

Служебные командировки — это поездки по распоряжению работодателя, которые  связаны с выполнением служебных поручений за пределами места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Распоряжения оформляют письменно в форме приказа о направлении в командировку. Там же пишут цель поездки: она должна быть связана с деятельностью организации. К примеру, сдача отчетности в другом городе — это служебная поездка. А поездка, чтобы вручить новогодние подарки сотрудникам головного офиса, не относится к служебной. 

Все расходы, непосредственно связанные с целью командировки, считаются обоснованными. А подтверждают их платежно-расчетными документами, которые работник прикладывает к своему авансовому отчету.

Как учитывать НДС с сервисного сбора и сторонних услуг

НДС принимают к вычету, если есть подтверждающие документы. Когда сторонние услуги подтверждены счетом-фактурой, бухгалтер может зачесть НДС.

Сервисный сбор

НДС с сервисного сбора нельзя принять к вычету. Налоговый кодекс не относит его к расходам на проезд к месту командировки и обратно.

Но есть нюанс: НДС с сервисного сбора за авиабилет не учитывают, если его приобрел командированный работник (п. 7 ст. 171 НК РФ). Если же услуги по оформлению авиабилетов для командированных работников организация приобретает самостоятельно, то входной НДС можно принять к вычету — на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 169, п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Выбор места в самолете

Многие авиакомпании предлагают выбрать место в самолете за дополнительную плату. НДС по этой дополнительной услуге можно принять к вычету, но не всегда.

Работник оплачивает общую сумму по билету, в том числе и дополнительную услугу. После проведения платежа приходит официальный чек: в нем есть и сумма платы за билет, и доплата за выбор места, и НДС по каждой позиции.

Если авиакомпания выдала счет-фактуру, налог можно принять к вычету в общем порядке.

Если же счета-фактуры нет, но есть электронный многоцелевой документ, нужно посмотреть, что в нем отразили. Обычно авиакомпании разделяют стоимость билета и оплату услуги по выбору места. То есть фактически приходит два электронных документа — на билет и на выбор места. В таком случае можно принять к вычету только НДС со стоимости авиабилета.

Услуги питания

Иногда в стоимость билета включают услуги по питанию. Но принять НДС с оплаты таких услуг к вычету нельзя. И вот почему: услуги по питанию не входят в состав расходов по налогу на прибыль, поэтому НДС с таких услуг не принимают к вычету (письма Минфина от 19.06.2017 № 03-03-06/1/37945, ФНС от 09.01.2017 № СД-4-3/2@).

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Как принять к вычету расходы по оплате гостиницы

Набор документов, которые служат основанием для вычета НДС, уплаченного при оплате гостиницы в период служебной командировки, зависит от того, кто оформлял и оплачивал гостиницу:

НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.

Если гостиницу бронировал сам работник, чаще всего ему выдают чек и акт выполненных работ. Если услуга на проживание не была офертой, то к документам также прилагают договор на проживание. В таком случае, документами, подтверждающими расходы, могут быть чеки, акты и договоры. При этом во всех документах, подтверждающих оплату, НДС должен быть выделен отдельной строкой.

На основании пункта 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость (Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137), при приобретении услуг по найму жилого помещения в период служебной командировки работников в книге покупок регистрируются бланки строгой отчетности или их копии.

Если сотрудник сам оплатил гостиницу, пока находился в командировке, входной НДС принимают к вычету только при одновременном выполнении двух условий (письма Минфина от 14.10.2015 № 03-07-14/58804, от 25.02.2015 № 03-07-11/9440):

• работник получил бланк строгой отчетности;
• налог на добавленную стоимость выделен в бланке строгой отчетности отдельной строкой.

Если же гостиницу оплатила организация, то НДС принимают к вычету по общим правилам — по выставленному счету-фактуре от отеля и документу, который подтверждает оплату.

Если гостиница оказывает услуги проживания и предлагает сопутствующие сервисы за единую цену, которая одинакова для всех потребителей, кроме льготников, она вправе применять ставку НДС 0% к этой цене. Перечень базовых и сопутствующих услуг правительство установило в Положении о классификации гостиниц из Постановления от 18.11.2020 № 1860. Среди таких услуг — питание.

А вот предоставление гостю возможности пользоваться бассейном или фитнес-залом без доплаты нельзя рассматривать как реализацию услуг гостиницей. Поэтому нулевая ставка в этом случае не применяется (письмо Минфина от 27.09.2023 № 03-07-11/91832). Кроме того, бухгалтер может принять к учету расходы на допуслуги прачечной и химчистки при наличии квитанций и чеков об оплате.

Еще можно принять к учету расходы на оплату услуг сервисов, через которые командированный работник покупал билеты и забронировал гостиницу. Факт оплаты, как и в остальных случаях, подтверждается кассовым чеком. Более того, практически все тревел-сервисы по запросу предоставляют весь необходимый пакет документов для бухгалтерского и налогового учета расходов на оплату их услуг — например, счет-фактуру и акт сверки. 

Что важно запомнить

НДС по командировочным расходам можно принять к вычету только после фактической оплаты и при наличии документального подтверждения. К вычету заявляют налог и по авиабилетам, и по железнодорожным билетам, и по автобусным билетам — условия для проездных документов одинаковые. Входной НДС по командировочным расходам отражают в книге покупок в тот момент, когда подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, сопроводительные документы и отчитывается по командировке.