Чек-лист для бухгалтера: как работать с требованиями ФНС

Налоговая инспекция может прислать любой организации и ИП требование — например, представить документы, что-то пояснить, уплатить задолженность или явиться в инспекцию. Этот чек-лист объяснит, как пошагово работать с требованием в Экстерне, и какие инструменты помогут выполнить все задачи правильно и в нужный срок.

Шаг 1 — обеспечьте прием требований

Чтобы требования и письма от ИФНС поступали к вам, сообщите налоговой, что вы теперь в Экстерне. Вот два варианта, как это сделать:

Вариант 1. Отправьте в ведомство отчет или корректировку (можно с теми же данными) — ИФНС получит от вас первый документ, а вместе с ним ваш «адрес» в Экстерне.

Вариант 2. Отправьте в налоговую инспекцию уведомление о получателе документов. Плюс этого уведомления в том, что в нем можно указать, на какие сертификаты ФНС будет шифровать требования. Выбирайте этот способ, если хотите, чтобы требования получали только пользователи с определенными сертификатами, и действуйте по инструкции.

Шаг 2 — настройте уведомления

Чтобы получать на смартфон уведомления о статусе отчетов, поступлении требований и других документов от контролирующих органов, установите мобильное приложение Экстерна (для iOS и Android).

Чтобы уведомления приходили по смс или на email, в Экстерне в разделе «Уведомления на почту и телефон» отметьте, какую информацию хотите получать.

Шаг 3 — поручите работу над требованиями разным сотрудникам

В Экстерне можно разделить работу с требованиями налоговой инспекции на несколько сотрудников. Например, чтобы один из них готовил ответы, а другой 一 контролировал сроки и отправлял квитанции и ответы.

Подробнее об опции читайте в новости. Чтобы использовать эту возможность, подключите многопользовательский режим.

Шаг 4 一 посмотрите, какие требования вам пришли

Чтобы посмотреть все требования по вашим организациям, с главной страницы Экстерна перейдите в раздел «ФНС» → «Все требования». Здесь вы можете:

• открыть требование, скачать и распечатать его;
• увидеть сроки отправки квитанции и ответа;
• отправить квитанцию и ответ;
• оставить комментарий к требованию;
• выгрузить нужные требования в Excel.

Фильтры в этом разделе позволяют найти нужные требования по организациям, комментариям, номеру, статусу, виду и дате отправки.

Есть и дополнительный инструмент, который упростит работу с большим количеством требований ФНС и СФР — это Таблица требований. Она дает больше возможностей для работы требованиями — например, здесь можно использовать массовые действия или добавлять требования из писем ФНС, в таблице больше фильтров и необходимых данных в выгрузке в Excel.

Раздел Задачи бухгалтера на главной странице Экстерна также позволит своевременно обрабатывать требования — в нем вы увидите все задачи по пришедшим требованиям: на какие запросы и в какие сроки нужно отправить квитанцию и ответ. Чтобы увидеть только задачи по требованиям, выберите фильтр «Все задачи» → «Требования».

Шаг 5 — отправьте квитанцию

В течение шести рабочих дней с момента получения требования нужно отправить в ФНС квитанцию о приеме требования. Если не сделать это вовремя, налоговая инспекция может заблокировать счета. Экстерн снижает этот риск — в сервисе есть инструменты, которые помогут отправить квитанцию в нужный срок.

Список требований

В списке требований (главная → ФНС → Все требования) указан крайний срок отправки квитанции по каждому требованию. Для поиска можно использовать фильтр по статусу «Квитанция не отправлена». Чтобы отправить квитанцию, перейдите на страницу документооборота нужного требования, выберите «Отправить квитанцию о приеме».

Автоматическая отправка квитанции

Вы можете включить автоматическую отправку квитанции — Экстерн будет сам отправлять квитанции на все открытые требования на шестой рабочий день утром, то есть за 18 часов до истечения срока отправки квитанции, даже если вы не будете в этот момент у компьютера. Так вы не забудете отправить квитанцию и при этом не уменьшите срок ответа на требование. Ведь зачастую важно иметь как можно больше времени на подготовку ответа.

Вот как включить опцию:

1. С главной страницы сервиса зайдите в раздел «Реквизиты и настройки».

2. Перейдите в пункт меню «Дополнительные настройки».

3. Поставьте галочку в чек-боксе «Включить автоматическую отправку квитанции».

Важный момент — чтобы Экстерн отправил автоквитанцию, вам обязательно нужно зайти на страницу документооборота до 6:00 мск шестого дня, иначе сервис не сформирует транзакцию на отложенную отправку. Если вы не откроете требование, сформировать квитанцию сервис не сможет.

Опция доступна не на всех тарифах, если у вас ее нет, обратитесь в техподдержку. 

Таблица требований

В этом сервисе для работы с большим количеством требований есть фильтр «Статус», который поможет вовремя отправить квитанции и увидеть просрочки, если они есть. Фильтр по статусу квитанции покажет требования, по которым:

• отправили квитанцию вовремя;
• еще не отправили квитанцию;
• есть автоквитанция;
• нет автоквитанции;
• срок отправки квитанции уже прошел или истекает сегодня.

Здесь же вы можете отправить все нужные квитанции сразу — выделите в списке нужные требования и в один клик примените к ним действие «Отправить квитанцию».

Шаг 6 — отправьте ответ или уплатите нужную сумму

Сроки ответа на требования могут быть разные, и не на все требования нужно готовить ответ. Если на требование нужно ответить формализованно, Экстерн автоматически распознает срок ответа и покажет нужную дату в общем списке требований. При этом вы сможете самостоятельно изменить этот срок. Если Экстерн не распознал срок ответа или на требование не нужно отвечать формализованно, то вы можете указать необходимый вам срок ответа.

Если срок ответа на требование истек, Экстерн покажет красный статус, для поиска таких требований можно воспользоваться фильтрами по виду требования и статусу «Ответ не отправлен».

Как отправить истребуемые документы

Чтобы ответить на требование о представлении документов:

1. В общем списке (главная → ФНС → Все требования) или в Таблице требований откройте нужное требование.

2. Нажмите на кнопку «Ответить на требование», в выпадающем списке выберите вариант «Отправить истребуемые документы» и начните загрузку документов или вариант «Уведомить о невозможности представить документы», чтобы создать уведомление и отправить его.

Если вам нужно отправить в ФНС сразу много документов в ответ на требования, используйте сервис Коннектор. Подробнее о том, что умеет сервис, читайте на странице. Там же можно оставить заявку на подключение нужного пакета Коннектора.

Как создать платежное поручение

На странице требования об уплате задолженности вы можете сразу создать платежку, нужную сумму из требования и все реквизиты Экстерн подставит сам.

Как ответить на другие виды требований

На другие виды требований вы можете ответить формализованно. Для этого найдите требование в общем списке, нажмите на кнопку «Ответить на требование», в выпадающем меню выберите нужный вариант. 

Если у требования нет действия «Ответить на требование», то формализованный ответ не предусмотрен. При необходимости вы можете отправить исходящее письмо через кнопку «Написать письмо» у требования.