Как исправить ошибки в ЕФС‑1

Если в сведениях для персонифицированного учета есть ошибки или несоответствия, то их необходимо исправить. Ошибки могут быть выявлены до отправки в СФР программой, которая установлена на компьютере организации. Некоторые ошибки выявляются только на стороне СФР при сверке с базой данных Фонда. А еще их может обнаружить сам страхователь уже после того, как сведения отправлены и приняты ведомством. Рассказываем, как корректировать данные в разных ситуациях и разделах формы ЕСФ-1, в том числе 1.2

Елена Кулакова Эксперт по страховым взносам и персучету

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Какие бывают ошибки

Правила проверки для формы ЕФС-1 утверждены постановлением Правления ПФ от 31.10.2022 № 246П и содержат общие для всех документов проверки, а также особые для конкретных подразделов формы. Ошибки подразделяются по степени грубости и имеют цифровые коды, которые указываются в протоколах проверки:

Как исправить грубые ошибки с кодом 50

К грубым ошибкам (код 50) относятся нарушение установленного формата XML-файла или несоответствие XSD-схеме:

• не заполнен какой-то обязательный элемент;
• указано недопустимое значение — например, СНИЛС или ИНН состоят из одних нулей;
• стоит неверная дата заполнения.

Эти ошибки, как правило, выявляются перед отправкой, если проверочная программа «ПО ПД» встроена в вашу систему подготовки отчетности. Отправлять файл с такой ошибкой не имеет смысла — будет отказ в приеме. Исправьте ошибки и переформируйте отчет. Возможно, придется обновить программу, в которой заполняете форму. Если вы работаете в Экстерне, обновлять сервис не нужно — он сам вовремя загружает необходимые обновления.

Ошибка с кодом 50 будет указана в протоколе, если проверка в СФР покажет, что регистрационный номер СФР или ИНН не соответствуют данным в карточке страхователя, либо файл подписан некорректной КЭП. Такие отчеты не принимаются.

Если вы получили из СФР отрицательный протокол с кодом 50, исправьте указанные в протоколе ошибки и заново отправьте отчет в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления территориального органа Фонда (п.41 Инструкции по ведению перс.учета, утв. приказом Минтруда от 03.04.2023 № 256Н).

Что делать, если в протоколе СФР указан код ошибки 30

Код 30 присваивается ошибкам, которые связаны с некорректным заполнением сведений о зарегистрированных лицах. Часть таких ошибок тоже выявляется до отправки — например, несоответствие значения классификатору или недопустимое сочетание значений. Но некоторые ошибки обнаруживаются только при сверке с базой СФР — например, дублирование сведений, имеющихся на лицевом счете, или отсутствие данных о взносах по дополнительному тарифу при наличии льготного стажа. Такие сведения на лицевые счета не заносятся. А если в отчете есть сведения о зарегистрированных лицах, в которых нет ошибок — они заносятся на ИЛС. То есть отчет считается частично принятым.

Если вы получили из СФР протокол, в котором указаны параметры зарегистрированных лиц, в чьих сведениях обнаружены ошибки с кодом 30, исправьте указанные в протоколе ошибки и отправьте сведения по этим лицам в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления территориального органа Фонда.

Как исправить предупреждения с кодами 10 и 20

Если ошибки незначительные и не влияют на права работника, им присваивается код 20, а сведения учитываются на лицевом счете. Сообщение в протоколе об обнаруженном несоответствии является предупреждением страхователю, что что-то не так.

Например, выдано предупреждение, что Код «ДЛОТПУСК» может быть указан только в сочетании с Кодом особых условий труда или с Кодом выслуги. В этом случае нужно:

• проверить, не забыли ли вы указать данному работнику Код ОУТ;
• исправить Код, если вы его пропустили.

Если сотрудник не «льготник», просто примите предупреждение к сведению и учтите это при последующем представлении сведений о стаже. Принятые сведения корректировать не требуется.

Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты

В Контур.Экстерне вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.

Попробовать бесплатно

Когда и как корректировать принятые сведения

Когда Фонд обнаруживает ошибки или несоответствия в уже принятых сведениях (например, при сверке с РСВ или при обращении граждан), компания получает из СФР уведомление о внесении исправлений. Исправить представленные и уже принятые сведения можно и самостоятельно, если вы обнаружили ошибки раньше Фонда. При этом надо учесть, что для корректировки сведений в разных подразделах ЕФС-1 применяется свой порядок.

Подраздел 1.1

Если вы ошибочно отправили информацию о кадровом мероприятии работника, то требуется отменить запись, учтенную на лицевом счете. Для этого отправьте файл с подразделом 1.1 подраздела 1 с отменяющим мероприятием.

Как отправить подраздел 1.1 формы ЕФС-1, читайте в статье.

Отменяющее мероприятие создайте на основе ранее отправленного, чтобы у него был такой же UUID, как у ранее учтенного.

В электронном виде это то же самое, что подраздел 1.1, заполненный на бланке, в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, с проставленным знаком «X» в графе 11 «Признак отмены записи».

Когда же требуется исправить ошибки в ранее представленных сведениях о мероприятии (например, дату, должность, причину увольнения, номер приказа и т. п.), необходимо отменить ранее представленные сведения о мероприятии и представить скорректированные (исправленные) сведения.

Для этого сформируйте отменяющее мероприятие так же, как описано выше, и добавьте мероприятие с верно заполненными данными. Отправить их можно в одном отчете.

Подраздел 1.2

Этот подраздел ЕФС-1 заменил форму СЗВ-СТАЖ. Сдавать форму нужно каждый год, впервые отчитаться нужно за 2023 год — до 25 января 2024 года.

Если в годовой отчет по компании вы забудете включить каких-то сотрудников, то надо отправить отдельный отчет только на забытых сотрудников с типом сведений «Исходная». Для этого:

• создайте отчет ЕФС-1;

• перейдите в подраздел 1.2;

• нажмите «Заполнить»;

• добавьте нужных сотрудников;

• заполните по ним сведения.

Чтобы отменить неправомерно представленные сведения о стаже по форме ЕФС-1 за периоды с 2023 года, надо представить подраздел 1.2 с типом сведений «Отменяющая».

За периоды до 2023 года корректировка стажа осуществляется по форме СЗВ-КОРР.

Обязательно укажите год, за который отменяются сведения. Данные о периодах стажа при этом заполнять не требуется.

На основании такой формы данные о стаже, учтенные на ИЛС, за указанный отменяемый период будут полностью отменены.

Чтобы исправить сведения о стаже (даты начала и конца периодов, коды из классификаторов, особенности для учета), которые были представлены ранее, надо подать форму ЕФС-1 с подразделом 1.2 с типом «Корректирующая»:

• Укажите год, за который корректируются сведения.

• Заполните блок с периодами стажа верными данными, указав все периоды — и те, что требуют исправления, и те, что остаются без изменения.
  
  

  

Если корректировка сведений о стаже касается данных о работе в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии (например, заменили коды ОУТ или отменили чьи-то сведения о льготном стаже), то придется откорректировать и подраздел 2.

Для этого:

• Заполните подраздел 2 с типом «Корректирующая» или «Отменяющая» в зависимости от того, какое исправление требуется.

• Укажите в поле «Корректируемый (отменяемый) период» год, за который корректируются или отменяются сведения.
  
  

  

Подраздел 1.3

Если вы забыли указать данные по сотрудникам, то надо отправить отдельный отчет, включив в него забытых сотрудников с типом «Исходная»:

• создайте отчет ЕФС-1;
• перейдите в подраздел 1.3;
• нажмите «Заполнить», добавьте нужных сотрудников и заполните по ним сведения.

Если вы представили сведения о заработке на сотрудника, чьи данные не должны были попасть в отчет, их надо отменить. Для этого отправьте по данному работнику ЕФС-1 с подразделом 1.3, в котором укажите тип сведений «Отменяющая».

Обязательно укажите, за какой месяц и год отменяются сведения, а сами сведения об условиях занятости и заработной плате можно не заполнять.

Если в представленных ранее сведениях допущены ошибки (даты периода работы, тип договора, код выплаты, сумма и т. п.), то для исправления:

• выберите тип сведений «Корректирующая»;
• укажите месяц и год, за который корректируются сведения;
• заполните графы 1-25 верными данными.

Важно! В одном отчете ЕФС-1 не могут быть отправлены данные с разным типом сведений (например, «Корректирующая» и «Отменяющая») за один и тот же отчетный период на одного и того же сотрудника.

Как отчитаться о зарплате сотрудников госучреждений, читайте в статье.

Подраздел 3

Если вы допустили ошибки в суммах дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию, то для корректировки данных нужно обратиться в отделение СФР. Форма заявления и порядок подачи утверждены приказом Минтруда от 27.03.2017 № 310Н (в ред. от 15.12.2022 № 782н).

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Раздел 2

Чтобы понять, нужно ли подавать уточненные сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, выясните, привела ли ошибка к занижению суммы страховых взносов.

Вот как подать уточненные сведения:

1. Создайте отчет ЕФС-1, перейдите в раздел 2 и нажмите «Заполнить».
2. Укажите отчетный период, за который требуется уточнить сведения и выберите вариант заполнения:
   • Подтянуть данные из черновика (чтобы не заполнять все поля заново).
   • Создать пустым (в пустой отчет сведения можно загрузить из файла).
   • Нулевой отчет (если надо отменить ранее представленные сведения).

3. 

4. В поле «Номер корректировки» проставьте номер, указывающий, какие по счету уточненные сведения с учетом внесенных изменений и дополнений представляются — например, «001», «002», «003»,... «009».
5. Заполните подразделы 2.1 -2.3 верными данными.

Читайте также:

• Пришел протокол с предупреждением «Отсутствует заявление ЗЛ по форме ДСВ‑1». Что делать?
• ЕФС‑1 не принят из‑за отсутствия описи. Как исправить?
• Как корректировать сведения о трудовой деятельности в ЕФС‑1?