Какие кадровые документы должны быть в организации и у ИП

Каждое действие работодателя в отношении сотрудника должно сопровождаться приказом или распоряжением, а порядок работы — регулироваться локальными нормативными актами. Разбираемся, какие кадровые документы понадобятся организации и нужно ли делопроизводство по кадрам для ИП.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Чем регулируется кадровое делопроизводство

Необходимость создания кадровых документов определена Трудовым кодексом. Практически в каждой статье указано, что кадровое мероприятие выполняется на основании приказа работодателя. Кроме того, организация кадрового документооборота регулируется:

• законом о персональных данных — Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• положением о пересданных — Постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687;
• законом об архивном деле — Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
• законом об информации и ее защите — Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ;
• перечнем типовых архивных документов и инструкцией по его применению — Приказы Росархива от 20.12.2019 № 236 и № 237.

Применение унифицированных форм

У многих кадровых документов есть унифицированный бланк. Формы по учету и оплате труда утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В постановлении ГКС есть бланки приказов о приеме на работу и увольнении, о переводе, предоставлении отпуска, поощрении, личных карточек и графика отпусков, штатного расписания и табеля рабочего времени. Там же приводятся подробные рекомендации по их заполнению.

Но с 2013 года коммерческие организации и НКО могут работать не только с унифицированными формами, но и с бланками собственной разработки. Унифицированные документы обязательны только для государственных и муниципальных учреждений (письма Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1).

Однако многие до сих пор используют именно унифицированные формы: они удобны, плюс в таких бланках есть вся необходимая информация. А если для оформления кадрового мероприятия типовой формы нет, можно разработать бланк самостоятельно, включив в него все обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Применение профессиональных стандартов

При ведении кадровой документации руководствуются:

• ОК 011-93 — Общероссийским классификатором управленческой документации (Постановление Госстандарта от 30.12.1993 № 299);
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 — Национальным стандартом по информации, библиотечному и издательскому делу, организационно-распорядительной документации (Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст);
• ОК 010-2014 (МСКЗ-08) — Общероссийским классификатором занятий (Приказ Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
• Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС) — его утверждают в Минтруде, Минздраве;
• профессиональными стандартами Минтруда.

На основании стандартов и справочников работодатели утверждают свои требования к квалификации работника и прописывают их в должностных инструкциях. После утверждения на локальном уровне они обязательны к применению в конкретной организации.

В целом же требования профстандартов по квалификации работника обязательны для применения в бюджетных организациях и там, где действуют особые условия допуска к работе (ст. 195.3 ТК РФ). Например, для главных бухгалтеров акционерных обществ, водителей, аудиторов, электриков, стропальщиков.

А если в организации есть должности, профессии и специальности, по которым предусмотрены льготы и ограничения, названия и квалификационные требования по ним должны соответствовать профстандартам или квалификационным справочникам (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

В отличие от унифицированных кадровых документов, обязанность применения профстандартов не зависит от формы собственности организации. Если не соблюдать требования об использовании стандартов, работодателю грозит штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Должностное лицо организации оштрафуют на сумму от 1000 до 5000 рублей, ИП — от 1000 до 5000 рублей, организацию — от 30 000 до 50 000 рублей.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Какие кадровые документы нужны организации

Документы по оформлению трудовых отношений

Условно их можно разделить на три группы — по учету кадров, личные документы работников и по учету рабочего времени.

Документы по учету кадров

Ключевой документ — трудовой договор. Это первый документ, который создают при оформлении трудовых отношений. Работодатели самостоятельно разрабатывают бланк под свои организационные и отраслевые потребности. Есть исключение — микропредприятия и НКО используют типовую форму трудового договора (Постановление Правительства от 27.08.2016 № 858). Основные требования к трудовым договорам прописаны в ст. 56-59, 67 ТК РФ.

Трудовые договоры хранят в личных делах (если их ведут в организации) или в отдельных папках в алфавитном порядке. Договоры уволенных сотрудников изымают и переносят в папку недействующих трудовых договоров.

Скачать бланк трудового договора

Для удобства трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним регистрируются в журнале. Журнал учета трудовых договоров тоже составляют в свободной форме. Особых требований к заполнению нет.

Скачать бланк журнала учета трудовых договоров

Приказы по личному составу — это все кадровые приказы организации. Их издают при приеме, увольнении, предоставлении отпуска, выплаты поощрения. Вот основные приказы и их унифицированные формы (Постановление ГКС от 05.01.2004 № 1):

• Приказ о приеме на работу — форма Т-1. Если одним приказом принимают несколько работников, используют форму Т-1а.
• Приказ о переводе на другую работу — форма Т-5. Для перевода нескольких работников заполняют приказ Т-5а.
• Приказ о предоставлении отпуска — форма Т-6. Для отпуска нескольких работников используем Т-6а.
• Приказ об увольнении — форма Т-8. А если надо уволить нескольких работников — Т-8а.
• Приказ о направлении в командировку — форма Т-9. Для командировки нескольких работников заполняем Т-9а.
• Приказ о поощрении работника — форма Т-11. Для поощрения нескольких работников применяем форму Т-11а.

Для некоторых приказов по личному составу унифицированная форма не предусмотрена. Работодатели составляют их в произвольном виде. Например, приказы о предоставлении дней по уходу за ребенком-инвалидом, об освобождении от работы, об отстранении от работы и другие.

Приказы по личному составу оформляют для каждого кадрового мероприятия. Нумерация сквозная, многие работодатели обычно добавляют к номеру букву К. Каждый год кадровые приказы начинают вести с номера 01-К, 02-К и так далее. А для их регистрации ведут журнал учета приказов по личному составу. Унифицированной формы и требований к заполнению такого журнала нет.

Скачать бланк журнала учета приказов по личному составу

Личные документы сотрудников

Трудовая книжка и вкладыш к ней. Работодатель ведет трудовую книжку на каждого основного работника, который проработал у него больше 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Есть лишь два исключения:

• работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки и подал заявление о переходе на электронную трудовую, то есть предоставление сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ;
• если работник впервые трудоустроился после 31.12.2020 (ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Выбрать способ ведения трудовой книжки можно только по основному месту работы. Если работник выбрал бумажную трудовую, он сможет отказаться от нее в будущем и перейти на ЭТК. А если он отказался от бумажной книжки, вернуться к ее ведению уже не получится (письмо Минтруда от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180). Напоминаем, что новичкам, которые устраиваются на работу впервые, сразу же заводят электронную трудовую.

Форма трудовой книжки, вкладыша к ней и порядок их ведения закреплен в Приказе Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Но работодатели могут использовать имеющиеся у них бланки старого образца и после 01.01.2023. В бумажную трудовую вносят сведения:

• о работнике и выполняемой работе;
• переводах на другую работу;
• увольнениях и основании для прекращения трудовых отношений.

Вкладыш оформляют, если в трудовой заполнены все страницы одного из разделов. Если выдали вкладыш, на титульном листе трудовой надо поставить штамп «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша. Вкладыш без трудовой книжки, к которой его выдали, недействителен. Общее количество вкладышей законом не ограничено.

Трудовые книжки хранятся в сейфе организации. Работодатели регистрируют выдачу трудовых в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Кроме того, работодатели ведут учет выдачи бланков трудовых и вкладышей в отдельном журнале. До 01.09.2021 работодатели вели книги учета трудовых формам из Постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69, но обязательные бланки отменили.

Теперь работодатели самостоятельно разрабатывают учетные книги. Как только книга закончится, ее надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя и печатью организации. Пломбирование не требуется.

Скачать бланк книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Скачать бланк книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Сведения о трудовой деятельности. Работодатели формируют данные по трудовой деятельности каждого работника в электронном виде и передают их в СФР (ст. 66.1 ТК РФ). В СТД-Р отражают информацию:

• о работнике и месте работы;
• о трудовой функции;
• о переводах на другую работу;
• об увольнении, основании и причинах расторжения трудового договора и др.

Если работник отказался от бумажной трудовой, при трудоустройстве на новую работу вместо книжки он предъявляет работодателю СТД-Р (Приказ Минтруда от 10.11.2022 № 713н). Сведения о трудовой деятельности можно использовать для исчисления стажа работника и для других целей.

Скачать бланк формы СТД-Р

Личная карточка. Работодатель составляет личную карточку в первый рабочий день нового сотрудника, которого приняли по трудовому договору. Обычно используют унифицированную форму № Т-2, но есть и специализированные бланки:

• Т-2ГС (МС) — для государственных и муниципальных служащих;
• Т-4 — для учета научных работников в НИИ, образовательных учреждениях.

Личную карточку ведут на протяжение всего периода работы. В ней отражают все персональные данные работника и информацию о его работе:

• ФИО, год рождения, пол;
• образование, семейное положение, наличие детей;
• паспортные данные, ИНН, СНИЛС;
• стаж работы.

До 01.09.2021 личная карточка было обязательной: каждую запись в трудовой дублировали в карточке и знакомили с ней работника под подпись. После введения нового порядка ведения и хранения трудовых (приказ № 320н) работодатели не обязаны вести личные карточки и знакомить сотрудников с записями в Т-2. Но если работодатель продолжит вести карточки и просить работников в них расписаться, это не будет нарушением.

Скачать бланк личной карточки по форме № Т-2

Личное дело. Для многих организаций это необязательный документ. Личные дела обязательны только в госучреждениях, остальные ведут его по своему усмотрению. Каждый работодатель вправе сам разработать форму и порядок ведения личных дел — по своей инициативе. Правила закрепляют в личных нормативных актах.

В состав личного дела включают:

• заявление и приказ о приеме на работу;
• трудовой договор и все допсоглашения к нему;
• договор о материальной ответственности — для МОЛ;
• личную карточку;
• анкету или личный листок по учету кадров, который заполняет работник;
• соглашение о коммерческой тайне, если подписали его с работником;
• документы о личных качествах работника;
• заявление и приказ об увольнении.

А вот копию паспорта, диплома, свидетельств о браке и рождении детей, медицинских обследований в личном деле не хранят — это не соответствует принципам обработки персональных данных (ч. 5 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). А из-за того, что личные дела все же содержат персданные работников, работодатель обязан хранить их в сейфах или несгораемых шкафах.

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Медицинская книжка. Личная медицинская книжка обязательна для тех, кто работает в сфере (Приложение № 2 к Приказу Минздрава от 18.02.2022 № 90н):

• производства, хранения, транспортировки и продажи пищевых продуктов и питьевой воды;
• воспитания и обучения детей;
• коммунального и бытового обслуживания населения.

С 1 сентября 2023 года ввели электронные медкнижки, но требовать их от работника до 1 сентября 2025 года не нужно — можно оформлять бумажную книжку. А выданные ранее бумажные медицинские книжки действуют, пока в них не закончатся страницы (п. 1(1), 2 Приказа № 90н).

Документы по учету рабочего времени и расчетов по оплате труда

Табель рабочего времени. Для учета рабочего времени используют табель. Коммерческие организации и НКО вправе выбрать, как его вести — по унифицированным формам Т-12 или Т-13 или на бланке собственной разработки. Госучреждения обязаны заполнять табель и регистрировать отклонения от нормального использования рабочего времени по форме 0504421 (Приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н).

Чаще всего организации используют форму Т-13. Она меньше, проще и применяется для учета рабочего времени в бухгалтерской программе. Форма Т-12 нужна, если работодатель рассчитывает зарплату вручную.

Скачать бланк формы: Т-12, Т-13

Ведомости по зарплате. Расчеты по оплате труда проводят по ведомостям:

• Расчетно-платежная ведомость — форма № Т-49. По ней проводят и начисление, и выплату зарплаты. При применении Т-49 другие формы ведомостей не составляют.
• Расчетная ведомость — форма № Т-51. Нужна для начисления зарплаты. А если работники получают зарплату на банковские карты, составляют только платежную ведомость. При этом ведомости Т-49 и Т-53 не нужны.
• Платежная ведомость — форма № Т-53. Применяется для учета выплаты зарплаты.

Скачать бланк ведомости по форме: Т-49, Т-51, Т-53

Лицевой счет работника. На основании трудового договора работнику в бухгалтерии открывают лицевой счет. Каждый месяц бухгалтер отражают сведения о начисленной и выплаченной зарплате и других доходах работника, его удержаниях и вычетах в расчетном листке. Обычно используют одну из этих унифицированных форм — № Т-54 или № Т-54а, если распечатывает расчетку с ПК.

Скачать бланк лицевого счета (расчетного листка) по форме: Т-54, Т-54а

Отдельно надо подготовить приказ об утверждении формы расчетного листка. Лист утверждают с учетом мнения профсоюза (ч. 2 ст. 136, ст. 372 ТК РФ). Приказ руководителя составляют в свободной форме.

Локальные нормативные акты и организационные документы

Обязательные ЛНА

В локальных актах работодатели закрепляют нормы трудового права для своей организации — но строго в соответствии с ТК РФ, коллективными договорами и соглашениями. Для ЛНА нужно учитывать мнение профсоюза работников, если он есть в вашей компании (ст. 8 ТК РФ). А если в организации нет профсоюза, такие внутренние регулирующие документы называют просто локальными актами.

Унифицированных форм нет, каждый работодатель разрабатывает ЛНА с учетом своей специфики. В таблице — обязательные локальные нормативные акты для работодателей, за исключением НКО и микропредприятий.

Микропредприятия и работодатели из числа НКО могут не принимать локальные нормативные акты, к примеру ПВТР, положения об оплате, если все эти условия включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Исключение — акт о временном переводе сотрудников на удаленку, он должен быть у каждого работодателя (ст. 312.9 ТК РФ). Но если компания отказывается от локальных нормативных актов, нужно заключать с работниками типовые трудовые договоры (Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Обязательные организационные документы

Перечислим документы, которые не относятся к локальным нормативным актам, но обязательны для всех организаций.

Штатное расписание. Его применяют для определения структуры, состава и численности организации. В штатке приводится перечень структурных подразделений, название должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации и количество штатных единиц (ст. 15, 57 ТК РФ). Для удобства используют унифицированную форму № Т-3. Микропредприятия и НКО могут не разрабатывать штатное расписание, если используют типовой трудовой договор.

Скачать бланк штатного расписания по форме № Т-3

График отпусков. Это еще один обязательный документ для работодателя. Ежегодно составляется график отпусков на следующий год — это надо сделать не позднее 15 декабря текущего года (ст. 123 ТК РФ, письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399). Для графика есть унифицированная форма № Т-7.

Скачать бланк графика отпусков по форме № Т-7

График сменности. Понадобится, только если в организации работают по сменам. Унифицированной формы нет. Составляют в произвольном виде в зависимости от графика работы и с соблюдением нормы рабочих часов за учетный период (ст. 103 ТК РФ). Исключение — микропредприятия, заключающие трудовые договоры по типовой форме (письмо ГИТ в Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-119).

Рекомендованные организационные документы

Коллективный договор. И хотя коллективный договор предусмотрен ТК РФ, он не обязательно должен быть в каждой организации (ч. 2 ст. 5, ст. 40 ТК РФ). При этом если работники сами инициируют коллективные переговоры о его подготовке и заключении, работодатель не вправе им отказать.

Скачать бланк коллективного договора

Должностные инструкции. В них конкретизируют трудовую функцию работника. Должностные инструкции не обязательны, но желательны. Работодатель может оформить должностную инструкцию как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ (письма Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1, от 31.10.2007 № 4412-6). Унифицированной формы нет, порядок составления инструкции нормативно тоже не урегулирован.

Скачать бланк должностной инструкции директора

Документы по охране труда

У каждого работодателя должны быть:

• Локальные нормативные акты по охране труда. Это внутренние правила и инструкции по охране труда, программы вводного инструктажа для работников. Кроме того, надо подготовить список профессий и должностей, которые освобождены от первичного инструктажа по охране труда (ч. 11 ст. 209, ч. 3 ст. 214 ТК РФ).
• Акты, которые определяют формат проверки знаний требований охраны труда, а также порядок регистрации проведенного инструктажа и форму его документирования (п. 69, 88 Правил обучения по охране труда, утв. ПП РФ от 24.12.2021 № 2464).
• Программы обучения требованиям охраны труда, по оказанию первой помощи пострадавшим и обучения по использованию средств индивидуальной защиты (п. 34, 40, 48 Правил). Но только если работодатель сам проводит обучение, а не отправляет работников в учебный центр.
• Список СИЗ, для использования которых от работников нужны практические навыки — в зависимости от степени риска причинения вреда (п. 38 Правил). Перечень работ повышенной опасности (Приложение № 2 к Приказу Минтруда от 29.10.2021 № 776н).
• Положение об обеспечении СИЗ и нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты (Приказ Минтруда от 29.10.2021 № 776н). Малый бизнес не разрабатывает положение о СИЗ, но нормы их выдачи должны быть у него обязательно.
• Программа стажировки на рабочем месте. Список профессий и должностей работников, которым надо пройти такую стажировку (п. 26, 27 Правил).
• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве (ст. 230.1 ТК РФ). Форма журнала приводится в Приказе Минтруда от 20.04.2022 № 223н. А если все же наступит несчастный случай, который надо зарегистрировать и расследовать, помимо журнала работодателю понадобятся и другие документы — извещение о НС, акт о несчастном случае, акт о расследовании, протоколы опроса пострадавшего и осмотра места происшествия, сообщение о последствиях и принятых мерах (ст. 227 - 231 ТК РФ).

Скачать бланк журнала регистрации несчастных случаев на производстве

Документы воинского учета

Еще один важный блок по кадрам — документы воинского учета. Работодатели-организации обязаны вести воинский учет военнообязанных и призывников, которые у них работают (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ). Порядок и большинство форм воинского учета утверждены Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719.

Среди обязательных документов по ВУ:

• документы воинского учета при приеме на работу — военный билет, приписное свидетельство, справка или удостоверение, выданное взамен военного билета;
• расписки в приеме от работников документов воинского учета;
• приказ об организации воинского учета;
• план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан в запасе;
• личные карточки по форме № 10 на работников из числа призывников и запасников и картотека таких карточек (Приказ Министра обороны от 22.11.2021 № 700);
• журнал проверок воинского учета;
• служебное делопроизводство — отдельное дело по ведению воинского учета;
• отчетность в военкомат.

Какие кадровые документы нужны ИП

Индивидуальные предприниматели — такие же работодатели, как и организации. Если ИП нанимает работников, он тоже должен вести кадровый учет и оформлять необходимые документы. Понадобятся предпринимателю и локальные нормативные акты, которые регулируют порядок работы:

• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• положение об оплате труда;
• положение о персональных данных работников.

Кроме того, предприниматель обязан подготовить ЛНА и обеспечить выполнение требований по охране труда.

Работодатель-ИП обязан:

• подготовить штатное расписание.
• вести табель учета рабочего времени;
• утвердить расчетный листок;
• каждый год утверждать график отпусков;
• оформлять приказы под кадровые мероприятия — о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении.

Для ведения кадрового учета предприниматели используют унифицированные формы из Постановления ГКС от 05.01.2004 № 1 или бланки собственной разработки.

Если предприниматель является субъектом малого предпринимательства, то для него действуют упрощенные правила кадрового делопроизводства. Такие предприниматели могут не утверждать локальные акты о трудовом распорядке, оплате труда, премировании и другие, если включили эти условия в трудовой договор (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ). А сам трудовой договор надо заключить по типовой форме из Постановления Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Читайте также:

• Как составить график отпусков на 2025 год: форма, утверждение и внесение изменений
• Обеспечение работников индивидуальными и дежурными СИЗ