Складской учет: как вести и автоматизировать

Компаниям, которые занимаются торговлей и производством, складской учет помогает избежать лишних затрат. С его помощью контролируют движение товаров, отслеживают сроки годности и управляют остатками. Рассказываем, чем отличаются разные виды складского учета, как его вести и оптимизировать с помощью электронного документооборота.

Людмила Еленцева Эксперт Диадока, редактор

Что такое складской учет и зачем его вести

Складской учет — это система фиксации и управления материальными ценностями, которые хранятся на складе. В него входит регистрация поступления и отгрузки товаров, контроль остатков, проверка сроков годности, мест хранения и других процессов.

Цель складского учета — обеспечить точное и своевременное информирование о наличии товаров, их движении, использовании, чтобы поставки шли непрерывно. Контроль материально-производственных запасов (МПЗ) регламентируется федеральным стандартом бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы», который утвержден приказом Минфина от 15.11.2019 № 180н. Подробный разбор этого документа читайте в статье.

Складским учетом занимается материально ответственное лицо, которого назначает руководитель. Обычно это завскладом или кладовщик. Он проверяет единицы товаров, вносит сведения об операциях в информационную систему: журнал, специальные карточки, таблицу в Excel. Этот же специалист занимается инвентаризацией, списывает испорченную или вышедшую из сроков годности продукцию.

Виды складского учета

Существуют разные варианты складского учета, нужный выбирают в зависимости от ассортимента товаров компании и специфики работы с поставщиками. Коротко описали каждый в таблице.

Сделайте работу склада эффективной

Передавайте складские документы онлайн с Диадоком

Подключиться

Как вести учет материальных ценностей

На любом складе ведут учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ), чтобы следить за остатками товара, контролировать продажи, срок хранения, движение. Без этого не получится выстроить нормальные процессы, следить за эффективностью работы.

В рамках складского учета материальные ценности — это активы компании, которые используют в производстве и для управленческих нужд. Это может быть готовая продукция, сырье, материалы, полуфабрикаты, тара, хозяйственный инвентарь. Иногда ТМЦ называют материально-производственными запасами (МПЗ).

Учет товарно-материальных ценностей начинают с определения ответственного сотрудника, который будет контролировать хранение и передвижение продукции на складе. Далее подготавливают сам склад: делят на зоны, освобождают место для хранения. После выбирают метод ведения учета и готовят документацию.

Рассмотрим подробнее вопрос с документацией. Учет товаров ведут по-разному:

Какие документы нужны для складского учета

Документы, предназначенные для работы на складе, должны фиксировать все операции, которые происходят с товарно-материальными ценностями. При поступлении ТМЦ сопровождают документы:

• накладная;
• счет-фактура;
• товарно-транспортная накладная;
• спецификация.

Важно, чтобы реальные ТМЦ совпадали с их описанием в документах. Применение всех видов складских документов должно быть зафиксировано в учетной политике. Виды документов для складского учета смотрите в таблице.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Движение объектов хранения при складском учете

Сначала товар привозят на склад от импортера или поставщика. В этот момент происходит приемка: завскладом сверяет данные фактически поступившей продукции с теми, что указаны в сопроводительной документации — накладных, счетах, спецификациях. После он составляет документы: приходный ордер (М-4), акты о приемке материалов (М-7, ТОРГ-1), карточка складского учета (М-17), при необходимости — акт о расхождении (ТОРГ-2).

Далее товар отправляют на склад. На этом этапе важно правильно разместить продукцию согласно типу складского учета и особенностям хранения. После товар могут доставить заказчику, в торговый зал или на другой склад. Нереализованный товар остается на хранении или списывается, если вышел срок годности.

Что включает в себя документооборот на складе

Складской учет подразумевает достаточно объемный документооборот. Чаще всего он выглядит так: кладовщик проверяет документы при поступлении продукции, вносит их в систему. Далее товары размещают на складе, по запросу готовят документы о выдаче: в торговый зал, для пересылки, заказчику. Движение продукции фиксируется. После того как товар продан или использован, происходит списание.

Перечисленные этапы растянуты по времени. Если завскладом оформляет документы вручную, это не быстро, может приводить к ошибкам. Чтобы оптимизировать складской документооборот, можно перейти на электронный обмен документами.

Эффективное управление документами на складе позволяет:

• регулировать запасы продукции и контролировать срок годности;
• использовать складские ресурсы оптимально;
• наблюдать за работой персонала.

Автоматизация складского учета

Ошибки складского учета не только замедляют работу. Из-за них появляется расхождение между фактическим количеством товара и тем, что указано в документах. Особенно часто неточности бывают в компаниях, где учет ведется вручную или с помощью Excel-таблиц. Недостаточная автоматизация складского делопроизводства приводит к тому, что:

• инвентаризация отнимает время;
• данные сложно анализировать;
• начинаются проблемы с контролем сроков годности продукции.

Чтобы не допустить этого, можно перейти на электронный документооборот (ЭДО), например, с сервисом Контур.Диадок. Он помогает принимать онлайн сопроводительные документы от поставщика, подтверждать приемку, отправлять информацию о перемещении товара, выгружать данные для подготовки отчетности.

Разберем преимущества ЭДО подробнее.

Операции — быстрее. Электронный документооборот помогает ускорить делопроизводство, поэтому ресурс сотрудников можно использовать для других задач.

Меньше ошибок. В сервисе ЭДО можно настроить шаблоны документов, загрузить информацию из учетной системы. Это снижает количество ошибок, которые возникают во время внесения данных вручную.

Больше контроля. ЭДО позволяет легко контролировать перемещение продукции, сроки ее хранения. Общая база данных с легким поиском информации помогает предотвращать присвоение товаров сотрудниками.

Хранение — проще. ЭДО предлагает удобное облачное хранение и защиту данных. Информация передается по зашифрованным каналам, можно настроить разные уровни доступа сотрудников. Это упрощает подготовку отчетности и аналитику, сокращает время на комплектацию заказов.

Автоматизация складского делопроизводства помогает наладить работу склада, быстро распределять товары по зонам хранения, легко находить нужные документы, лучше контролировать и учитывать товар.

Сделайте работу склада эффективной

Электронные документы помогут упростить складской учет

Подключиться

С чего начать внедрение ЭДО на складе

Прежде чем переводить склад на электронный документооборот, стоит проанализировать текущие процессы логистики, выявить моменты, которые стоит доработать в первую очередь. Дальше действуйте поэтапно:

1. Создайте проект автоматизации делопроизводства и назначьте сотрудников, которые будут им заниматься.
2. Подберите систему ЭДО, которая обеспечит компании нужную функциональность — учитывайте потребности компании и предложения на рынке, изучите репутацию провайдеров, сравните прайс на услуги.
3. Подготовьте документы для перехода: нормативно-правовые акты, приказ, инструкции.
4. Обучите сотрудников, подготовьте рабочие места и внедрите ЭДО в работу.

Внедрение онлайн-документооборота поможет автоматизировать складскую логистику, ускорить создание документов и уменьшить количество ошибок в складском учете. В перспективе это снижает расходы предприятия.

Читайте также:

• Как принять товар на учет
• Бухгалтерский и налоговый учет экспорта и импорта товаров
• Как вести учет на УСН при торговле на маркетплейсах