Как отвечать на требования СФР

Если предоставили некорректную или неполную информацию в Социальный фонд России, у вас могут потребовать пояснения. Но бывают и другие случаи, когда СФР направляет требования страхователям. Рассказываем, что это за требования и как на них отвечать.

Александра Задорожнева Журналист, специалист по бухгалтерскому учету и налогам

В этой статье мы не рассматриваем требования СФР, которые приходят страхователям во время работы с пособиями по проактивной схеме. Об этом виде запросов от фонда читайте в рубрике «Пособия».

Требования Соцфонда: что это такое и в каких случаях их присылают

Требования — это официальные запросы, которые Соцфонд направляет страхователям. Работодатели могут получить следующие виды требований (п. 1.1 Порядка из Приказа СФР от 30.05.2023 № 931):

• об уплате недоимки, пеней, штрафов;
• о представлении документов;
• о возмещении излишних расходов.

Кроме того, Соцфонд может потребовать подачу пояснений или исправлений по разделу 2 ЕФС-1 (сведения о страховых взносах на травматизм) — если в процессе проверки обнаружат ошибки или противоречия в отчете. Если неточности выявят в данных персучета, СФР направит уведомление об устранении нарушений. А требование об уплате финансовых санкций пришлют, если страхователь:

• несвоевременно отправил или не отправил сведения в Соцфонд;
• подал неточные, недостоверные сведения и не исправил их;
• отправил сведения в некорректном формате — в бумажном виде вместо электронного.

СФР отправляет требование и в ситуации, когда у фонда не хватает информации для расчета и выплаты больничных застрахованным лицам. Подробнее об этом читайте в статьях о проактивной схеме работы с пособиями. Например:

• Проактивные выплаты в 2024 году: как построить работу с СФР по‑новому
• Проактивные выплаты в 2024 году: ответы на вопросы бухгалтеров
• Как работать с проактивными выплатами? Разбор частых ситуаций
• Проактивные выплаты: эксперты СФР ответили на вопросы бухгалтеров

СФР направляет страхователям не только требования, но и другие документы:

• решение о взыскании страховых взносов (п. 14 ст. 26.6 125-ФЗ);
• акт проверки (п. 4 ст. 26.19 125-ФЗ);
• решение о привлечении / об отказе привлечения к ответственности за правонарушения (п. 13 ст. 26.20 125-ФЗ);
• решение о возмещении излишних расходов (п. 13 ст. 26.20 125-ФЗ, ч. 6 ст. 4.7 255-ФЗ).

С 20 октября 2023 года действуют новые правила электронного взаимодействия со страхователями (Приказ СФР от 30.05.2023 № 931). Все перечисленные требования и документы Соцфонд направляет работодателям электронно — по ТКС с применением усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). После подписания УКЭП фонда документы, перечисленные п. 1.1 Порядка, признаются равнозначными бумагам, которые собственноручно подписал представитель Соцфонда.

В какой срок страхователь отвечает на требования

По общему правилу, ответить СФР надо в течение 10 рабочих дней с того дня, как получили требование. А если фонд отправил запрос по почте — заказным письмом, считается, что страхователь его получил спустя 6 рабочих дней с даты отправки. Рассчитывайте срок ответа с учетом этой нормы. 

Но на практике у каждого вида запроса — свои сроки ответа или исполнения. Все правила смотрите в таблице.

Важный момент — если вы понимаете, что не успеете вовремя ответить на запрос, нужно уведомить об этом Соцфонд. Подготовьте письмо, объясните причины задержки и укажите срок, когда предоставите ответ. Если отправите такое письмо в течение 1 раб. дня, следующего за днем получения требования, срок ответа могут продлить (п. 7 ст. 26.18 125-ФЗ).

Отвечать на другие документы от СФР не обязательно. К примеру, если получили решение о взыскании или акт камералки, можете просто ознакомиться с ним, а ответить — по необходимости.

В Экстерне сроки ответов на требования о представлении документов рассчитываются автоматически. Для других видов требований, направленных по Приказу СФР от 30.05.2023 № 931, вы можете указать срок ответа вручную в Таблице требований.

Как страхователю ответить на требование Соцфонда

Ответить на требование от Соцфонда можно как на бумаге, так и в электронном виде. Не забывайте про сроки: в общем случае на ответ есть 10 рабочих дней.

Как подготовить ответ на бумаге

Ответ на бумаге можно (п. 2 ст. 26.18 125-ФЗ) подать в территориальное отделение СФР лично или через доверенного представителя или отправить по почте — заказным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении.

Ответ составьте в произвольной форме. Сошлитесь в письме на номер и дату требования и перечислите все подтверждающие документы, которые прикладываете. Оригиналы документов не требуются — сделайте копии и заверьте их сами. Укажите:

• запись «Верно»;
• должность и подпись заверителя;
• расшифровку подписи — фамилию, инициалы;
• дату заверения;
• место хранения подлинника (но это не обязательно).

Если используете печать в работе, проставьте ее на документах. Заверять копии у нотариуса не нужно (п. 3, 4 ст. 26.18 125-ФЗ). Учтите, что СФР вправе запросить и оригиналы документов для ознакомления (п. 4, 5 ст. 26.18 125-ФЗ).

Важный момент — если подаете ответ на требование в отделение СФР, подготовьте сопроводительное письмо в двух экземплярах. Попросите у специалиста Соцфонда поставить отметку на вашем экземпляре — так вы подтвердите, что действительно ответили на требование, если возникнет спорная ситуация. Если же отправили документы по почте, подтверждением станет квитанция об отправке, опись вложения и уведомление о вручении.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Как подготовить ответ в электронном виде

Электронный ответ на требование отправляют:

1. По телекоммуникационным каналам связи — через оператора электронного документооборота (п. 2 ст. 26.18 125-ФЗ, Приказ СФР № 931). Но у страхователя должен быть действующий договор с оператором ЭДО. Кроме того, для СФР нужно указать и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи представителя страхователя. Отправить ответ на требование можно и через Контур.Экстерн: так вы будете точно уверены, что документы ушли вовремя и страховщик получил необходимые пояснения. 
2. Через Госуслуги (пп. 19 п. 2 ст. 17 125-ФЗ).

Читайте также: Как работать с требованиями СФР в Экстерне

Помните, что электронные документы для СФР нужно подписывать УКЭП.

При электронном документообороте датой отправки страхователю требования будет дата, указанная в квитанции подтверждения направления документов от СФР. А датой получения ответа от страхователя — дата, указанная в уведомлении, которое формирует Соцфонд при приеме документов. Такое уведомление СФР направляет не позднее 1 рабочего дня после дня отправки страхователем электронного ответа.

Если же СФР не примет документы, страхователю придет уведомление об отказе. Основания для отказа таковы:

• ошибочное направление документов в территориальный СФР;
• отсутствие или несоответствие УКЭП страхователя;
• несоответствие требованию или запросу от СФР.

Как накажут, если страхователь не ответит Соцфонду

Если нарушите срок ответа или не предоставите требуемые документы, вас могут оштрафовать на 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 26.31 125-ФЗ). Работнику, ответственному за взаимодействие с СФР, тоже придется заплатить штраф — от 300 до 500 рублей (ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ). 

Если в ответ на требование представить недостоверные сведения или утаить информацию, нарушителя оштрафуют на 20% от излишне понесенных расходов на выплату страхового обеспечения. Минимальный штраф — 1 000 рублей, максимальный — 5 000 рублей (п. 2 ст. 26.31 125-ФЗ).

В случае, когда страхователь в ответ на требование не возмещает излишние расходы, СФР вправе подать иск и взыскать долг через Арбитражный суд (п. 14.8 ст. 26.20 125-ФЗ). Сроки подачи искового заявления зависят от суммы задолженности:

• Если долги в течение 3 лет после окончания срока исполнения по самому раннему требованию составили 3 000 рублей или больше — Соцфонд обращается в суд в течение полугода с даты, когда задолженность превысит эти 3 000 рублей (п. 14.11 ст. 26.20 125-ФЗ).  
• Если долги в течение 3 лет после окончания срока исполнения по самому раннему требованию не превысили 3 000 рублей — Соцфонд обращается в суд в течение полугода после того, как истекут эти 3 года (п. 14.12 ст. 26.20 125-ФЗ).  

Если же страхователь не даст пояснения или не предоставит требуемые подтверждения по отчетности, Соцфонд расценит это как правонарушение и подготовит акт проверки (п. 5 ст. 26.15 125-ФЗ). А если нарушитель не заплатит или не полностью перечислит сумму финсанкций по требованию СФР, фонд взыщет долги через суд (ч. 17 ст. 17 27-ФЗ).

Теперь можно уменьшить сумму взыскания в два раза — если погасить ее досрочно (ч. 16 ст. 17 27-ФЗ). Для этого страхователю надо заплатить в течение 10 дней после того, как он получит требование о финансовых санкциях от Социального фонда.

Читайте также:

• Работайте с требованиями СФР (ФСС) в Таблице требований