Бухгалтерский аутсорсинг: что это, для кого, плюсы и минусы

Бухгалтерия может быть не только в штате. Иногда выгоднее, удобнее и проще передать эти функции на аутсорсинг. В статье рассказываем, что это такое и в чем преимущества такого сотрудничества.

Александра Задорожнева Журналист, специалист по бухгалтерскому учету и налогам

Что такое бухгалтерский аутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг — это привлечение внешнего исполнителя для ведения бухучета.

Бухгалтерский учет на аутсорсинге могут вести:

специализированные аутсорсинговые компании со штатом специалистов;
отдельные специалисты с ИП или самозанятостью, работающие в одиночку.

Но есть важный нюанс. Оказывать услуги бухучета могут только определенные исполнители, которые соответствуют требованиям ч. 4, 6 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

Требование 1 — есть высшее образование.

Требование 2 — стаж работы по ведению бухучета, составлению бухгалтерской отчетности или аудиторской деятельности составляет:

3 года или больше из последних 5 лет — для исполнителей с высшим образованием в области бухучета и аудита;
5 лет или больше из последних 7 лет — для исполнителей с высшим образованием в другой области.

Требование 3 — нет неснятой или непогашенной судимости за экономические преступления. К примеру, за мошенничество, хищения, злоупотребление полномочиями, коммерческий подкуп.

Если услуги аутсорсинга оказывает ИП или самозанятый, он должен лично соответствовать этим требованиям. Если организация — в штате должен быть хотя бы один сотрудник с такими данными.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Бухгалтерский аутсорсинг — это не всегда только передача всей бухгалтерии «под ключ». Комплекс услуг может быть шире, или наоборот, уже. Это зависит от потребностей организации. Вот несколько возможных вариантов.

Консультации. Бизнес сам ведет бухгалтерию, но обращается к экспертам-бухгалтерам с конкретными вопросами — по бухучету, налогам, оптимизации, аудиту и т.д. Это может быть разовая услуга или постоянно действующий договор. Такие консультации помогут избежать претензий налоговиков в сложных и нестандартных ситуациях, где у штатных специалистов не хватает опыта и знаний.

Отдельные услуги. Например, привлеченный специалист может провести общий аудит или проверить отдельную область бухучета, провести корректировку ошибок, восстановление учета, оптимизацию налогов.

Выборочный бухгалтерский аутсорсинг. В таком случае на аутсорс передается не весь учет, а лишь конкретные операции. Это может быть работа с первичными документами, учет основных средств и материалов, зарплата, налоги и т.д. Это гибридный формат, когда одну часть работы выполняет штатный бухгалтер, другую — аутсорсер. К примеру, у штатного бухгалтера нет опыта в ведении договоров лизинга или учете импортных операций. Или он загружен другой работой и вести зарплатный участок нет времени, а нанимать отдельного специалиста для этого при небольшом штате нецелесообразно.

Еще вариант — операционная часть в ведении штатных бухгалтеров, а главный бухгалтер на аутсорсинге. Или наоборот, главбух в штате, а рутина у привлеченных специалистов. Могут быть и другие варианты.

Полный бухгалтерский аутсорсинг. В этом случае привлеченные специалисты отвечают за все участки учета — оформляют первичку, рассчитываются с персоналом, контрагентами и бюджетом, сдают отчетность и решают другие задачи за которые обычно отвечает бухгалтерия в зависимости от специфики работы организации.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Плюсы аутсорсинга

Экономия на фонде оплаты труда. Зарплата во всех компаниях разная, но не может быть ниже МРОТ: 2024 году — 19 242 рублей, в 2025 — 22 440 рублей. Хороший штатный бухгалтер за месяц получает минимум в 3 раза больше, а главбух — еще больше.

Стоимость услуг аутсорсинга варьируется от 500 рублей за одну операцию и от 5 000 в месяц за полное сопровождение. Окончательная стоимость зависит от объема услуг, размеров компании, количества сотрудников, оборотов бизнеса, отраслевой принадлежности и других факторов. Но в любом случае за сторонних специалистов не нужно платить НДФЛ и страховые взносы, оплачивать отпускные и больничные. При этом расходы на аутсорсинг можно учесть при расчете налогов и снизить платежи.

Постоянное присутствие бухгалтеров. Штатный бухгалтер может заболеть, уйти в отпуск, в декрет или внезапно уволиться. Обслуживание по аутсорсингу не прекращается из-за личных обстоятельств сотрудника. Аутсорсинговая компания организует процессы так, чтобы всегда были выполнены договорные обязательства.

Экономия на сопутствующих расходах. Работодатель несет расходы по организации рабочего процесса бухгалтера: оргтехника, канцелярские и хозяйственные товары, интернет, бухгалтерские программы справочно-правовые системы и повышение квалификации. Могут быть и другие расходы.

Все расходы на организацию работы по договору аутсорсер несет сам.

Квалификация сотрудников. Аутсорсинговая компания обслуживает много клиентов и может себе позволить высококвалифицированных специалистов с обширным или наоборот, узким опытом, которых можно привлекать для решения сложных вопросов. Держать таких специалистов в штате — дорого и не всегда целесообразно. А еще специалисты на аутсорсинге чаще сталкиваются с нестандартными задачами и у них уже может быть ответ там, где штатному специалисту нужно разобраться с нуля.

Актуальные знания. Законодательство меняется очень часто, а налоговая реформа бьет все рекорды по влиянию и объему новаций. В аутсорсинговых компаниях держат руку на пульсе, потому что это основная деятельность и вопрос репутации. У штатных специалистов может не хватать времени, чтобы вовремя отслеживать и правильно трактовать изменения во всех сферах.

В любой момент можно отказаться от услуг. Уволить штатного бухгалтера даже если он не слишком хорошо работает — непростая задача. По своей воле он может и не уйти, а чтобы уволить его по инициативе работодателя, нужны веские основания по Трудовому кодексу. Расторгнуть договор на оказание услуг гораздо проще, если организация решила сменить исполнителя или вообще отказаться от аутсорсинга в пользу штатной бухгалтерии.

Автоматизация. Аутсорсинговые компании, как правило, максимально автоматизируют операции и оптимизируют затраты времени, что в свою очередь удобно и заказчикам.

Ответственность. Аутсорсер несет ответственность за качество работы по договору. Если по вине исполнителя заказчик совершит административное или налоговое правонарушение, это будет свидетельствовать о некачественном оказании бухгалтерских услуг, а значит заказчик имеет право на возмещение. Обычно в договорах прописано, что исполнитель берет на себя штрафы, если клиенту их назначат по его вине. Штатный специалист же скорее всего ограничится выговором, а бремя последствий от его ошибок ляжет на работодателя. В лучшем случае получится взыскать небольшую часть ущерба, т.к. удерживать из зарплаты сотрудника можно не больше 20%.

Риски аутсорсинга и как их избежать

Несмотря на множество преимуществ, у аутсорсинга есть и риски. Далеко не всегда они воплощаются в жизнь, но вот чего чаще всего опасаются компании, задумываясь об аутсорсинге.

Утечка конфиденциальной информации. Чтобы этого избежать, нужно использовать только строго согласованные каналы связи, а в договор на аутсорсинг включать условие о конфиденциальности и оговаривать ответственность за разглашение коммерческой тайны.

На практике риск утечки информации от штатного сотрудника может быть даже выше. Известно немало случаев, когда бухгалтеры уходили, прихватив с собой бухгалтерскую базу. Для аутсорсинговых компаний конфиденциальность информации — вопрос репутации, поэтому они стараются максимально обезопасить данные клиента.

Отсутствие оперативности. Клиенты боятся, что исполнитель не сможет быстро реагировать, потому что работает удаленно, а не в соседнем кабинете. Это легко решается регламентом, где прописывается порядок взаимодействия исполнителя с заказчиком и сроки.

Чтобы избежать рисков и получить от аутсорсинга максимум выгоды, нужно грамотно составить договор, прописать порядок взаимодействия, кто за что отвечает и какую ответственность несет.

Скачать договор бухгалтерского аутсорсинга

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Количество аутсорсинговых компаний и клиентов, пользующихся их услугами, растет с каждым годом. Это значит, что растет и доверие к аутсорсингу в целом. И если раньше считалось, что аутсорсинг — это только для малого бизнеса, а в средних и крупных компаниях может быть только штатная бухгалтерия, то сегодня все чаще и крупный бизнес отдает бухгалтерию на сторону.

Но нет единого ответа на вопрос, что выгоднее: штатная бухгалтерия или аутсорсинг. Все зависит от специфики работы компании, затрат, гибкости руководства и спектра услуг конкретной аутсорсинговой компании.