Как вести воинский учет при переезде сотрудников

По общему правилу военнообязанный работник стоит на воинском учете в военкомате по месту жительства. А как быть при переезде, или если у вновь принятого сотрудника регистрация не совпадает с фактическим местом проживания? Рассказываем, как организовать воинский учет работников при смене их места жительства.

Где работник должен стоять на воинском учете

Обязанность гражданина РФ — состоять на воинском учете (ВУ). От нее освобождены только (п. 1 ст. 8 Федерального закона от 28.03.98 № 53-ФЗ):

• женщины без военно-учетной специальности (ВУС);
• постоянно проживающие за границей граждане (здесь есть свои нюансы снятия с учета);
• проходящие военную службу;
• освобожденные от воинской обязанности по возрасту или состоянию здоровья.

Граждане состоят на воинском учете в военкомате (при отсутствии военкомата — в органе местного самоуправления) по месту жительства, а если они прибыли куда-то на срок более трех месяцев — то по месту пребывания. Отсутствие постоянной или временной регистрации не освобождает от обязанностей по ВУ (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 28.03.98 № 53-ФЗ). Военкомат всегда должен знать, где находится военнообязанный гражданин, чтобы иметь возможность направить ему повестку для сверки учетных данных или призыва на военные сборы, службу в армии.

С 1 ноября 2024 года в России начался второй этап по внедрению Реестра воинского учета — единой электронной базы данных по всем военнообязанным. Сведения в Реестр ВУ поступают от ведомств, внебюджетных фондов, работодателей и учебных заведений.

И теоретически военкоматы могут получать все данные о месте жительства гражданина без участия самого гражданина или его работодателя — от МВД России. Но законодатели «не закрыли окно» и определили такой порядок лишь как один из возможных (п. 1.2 ст. 8 Федерального закона от 28.03.98 № 53-ФЗ).

Тем более, что в начале 2025 года Реестр воинского учета пока работает в экспериментальном режиме в нескольких регионах. Поэтому продолжает действовать старый порядок — о переезде гражданина военкомат узнает от самого гражданина или от его работодателя.

Что делать, если приняли работника без регистрации

Разберем на примере. В паспорте нового работника последняя отметка «Снят с регистрационного учета» в Красноярске, вы принимаете его на работу в Твери. При этом свидетельство о временной регистрации сотрудник не представил.

В этом случае работодатель не имеет права отказать в приеме на работу только на основании того, что у кандидата нет временной или постоянной регистрации по месту жительства (ч. 2 ст. 64 Трудового кодекса, информация Минтруда от 04.04.2022). Это дискриминация. Поэтому ответственный за ВУ в организации вполне может столкнуться с ситуацией, когда у вновь принятого военнообязанного работника нет «прописки».

Рекомендуем следующий алгоритм действий.

Шаг 1 — проверьте в паспорте отношение к воинской обязанности и документы первичного воинского учета

Это обязательный шаг при приеме любого нового сотрудника, а не только тех, у кого нет регистрации. Напомним, что это могут быть удостоверение призывника, военный билет или справка взамен военного билета. Подробнее смотрите в таблице.

* Примечание к таблице. До 1 января 2028 года длится переходный период для увеличения предельного возраста пребывания в запасе до 55 лет: 52 года — для граждан, которые достигнут возраста 50 лет в 2025 году; 53 года — в 2026 году; 54 года — в 2027 году.

Проверьте по документам воинского учета, в каком военкомате работник стоит на воинском учете. От этого будут зависеть дальнейшие действия.

Также разъясните работнику порядок исполнения им обязанностей по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации. Это обязательно при приеме любого военнообязанного гражданина. Рекомендуем фиксировать документально, что вы разъяснили работнику содержание его воинской обязанности, — например, под подпись в специальном журнале.

Воинский учет теперь в Экстерне

Заполняйте карточки сотрудников и отчитывайтесь в военкомат без штрафов.

Попробовать

Шаг 2 — направьте сведения в военкомат по месту учета

Если у работника раньше была регистрация по месту жительства, а потом он выписался, то это изменение его учетных данных. Об этом надо сообщать в военкомат. Учитывайте, что законом определены сроки такого сообщения, поэтому обязательно зафиксируйте дату, когда именно вам, как работодателю, стало известно об изменениях. Это обезопасит вас от возможных штрафов.

Также учитывайте, что работодатель обязан сообщать в военкомат о приеме и увольнении военнообязанных граждан. Поэтому вам придется отправить два сообщения, но это можно сделать с одним сопроводительным письмом. Кто-то может посчитать это излишней перестраховкой, но наша задача не показаться умными, а избежать штрафов. Напомним, что по ст. 21.4 КоАП РФ «Непредставление сведений, необходимых для ведения воинского учета» должностное лицо накажут на 40 000 — 50 000 рублей.

Вот что нужно сделать:

Составьте акт о том, что у гражданина на ВУ изменились учетные данные — адрес. Опишите, какого числа и при каких обстоятельствах вам стало об этом известно

Заполните два типа сведений:

1. Сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете (приложение 2 к Порядку в приложении 13 Методических рекомендаций Минобороны от 11.07.2017).
2. Сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету и принятию или увольнению их с работы (приложение 2 к Положению о воинском учете от 27.11.2006 № 719).

Распечатайте сведения в двух экземплярах — для себя и для военкомата. Свой экземпляр подшейте в дело, например, «Переписка с военкоматом». Второй отправьте в военкомат, в котором работник стоит на учете, вместе с сопроводительным письмом в свободной форме — на это у вас есть 5 дней от самой ранней даты (фактический допуск к работе, подписание трудового договора, составление акта). Зарегистрируйте в журнале учета отправленных сведений и храните вместе с квитанцией об отправке почтой.

В некоторых регионах уже доступна отправка сведений в военкомат через Госуслуги. Но пока Реестр ВУ не внедрили повсеместно, советуем дублировать и бумажный вариант Почтой России. С Госуслуг можно распечатать подтверждение отправки.

Обратите внимание, что сведения о приеме и изменении сведений вы направляете в тот военкомат, где гражданин стоит на учете. Например, если человека без прописки приняли на работу в Воркуте, а в военном билете у него отметка комиссариата из Тулы, то письмо вы посылаете в Тулу.

Шаг 3 — направьте работника в военкомат для временного учета

Это нужно сделать, если вы приняли работника на срок более 3 месяцев. Повторим, что отсутствие регистрации не освобождает от обязанностей по воинскому учету. Если гражданин прибыл куда-то на срок более 3 месяцев, местный военкомат должен об этом узнать (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 28.03.98 № 53-ФЗ).

Вот что нужно сделать:

Заполните Сведения по форме приложения 2 к Положению о воинском учете от 27.11.2006 № 719, распечатайте их в двух экземплярах — один оставьте себе, а второй выдайте работнику под подпись.

Разъясните работнику, что он должен обратиться в местный военкомат и передать туда Сведения (приложение 2 к Положению о воинском учете от 27.11.2006 № 719) и Заявление о постановке на воинский учет (приложение 3 к Положению от 27.11.2006 № 719). Рекомендуем также выдать сотруднику на руки выписку из Закона о воинской обязанности (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 28.03.98 № 53-ФЗ) и Положения о воинском учете (п. 30 «д», п. 50 Положения от 27.11.2006 № 719). На обращение в военкомат у него есть 2 недели.

Через 2 недели узнайте у работника результаты. Если он не дошел до военкомата, составьте акт о невыполнении воинской обязанности и письмо в свободной форме в адрес этого военкомата о том, что выявили гражданина, не исполнившего свою воинскую обязанность (п. 30 «г» Положения от 27.11.2006 № 719). Сообщить надо в течение 5 рабочих дней.

Цель всех этих действий — условно поставить гражданина на воинский учет по месту пребывания и тем самым исполнить свою обязанность как работодателя, предусмотренную нормативными документами. Военкоматы очень не любят так называемый временный учет и, скорее всего, они окажут гражданину при личном посещении сопротивление. Предупредите работника, чтобы он был готов к такой реакции. Здесь и пригодятся выписки из нормативных документов.

Политика военкомата может измениться, и новый военком посчитает нарушением, если не проводить указанную выше процедуру. А ваша цель и цель работника — выполнить свои обязанности по воинскому учету.

Что делать, если адрес не совпадает с отметкой в военном билете

Разберем еще один пример. У работника отметка в паспорте о регистрации по месту жительства — г. Тула, в военном билете — г. Тула. Его принимают на работу в г. Алексин Тульской области.

Здесь алгоритм действий будет примерно такой же, как описанный в предыдущем разделе, поэтому кратко перечислим основные действия:

1. Запросить и проверить у сотрудника документы воинского учета.
2. Разъяснить ему содержание его воинской обязанности.
3. В течение 5 дней с самой ранней даты (подписание трудового договора, приказ о приеме на работу, фактический допуск к работе) передать в военкомат, где работник стоит на учете, Сведения о приеме (приложение 2 к Положению о воинском учете от 27.11.2006 № 719).
4. Если вы приняли работника на срок более 3 месяцев, направить его в местный военкомат для временного учета (смотрите предыдущий раздел).
5. Если в течение 2 недель гражданин до военкомата не дошел, то в течение 5 рабочих дней сообщаем об этом в военкомат письмом в свободной форме.

Как действовать, если у работника изменился адрес

Работодатель обязан в течение 5 дней сообщать в военкомат об изменении сведений для ведения воинского учета, в том числе места жительства (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 28.03.98 № 53-ФЗ; п. 32 «е» Положения от 27.11.2006 № 719). И вот здесь с введением Реестра ВУ кроется большой «подводный камень».

Военкоматы могут получить сведения об изменении адреса своего клиента от МВД. Если работодатель об этом параллельно не сообщил, то он не выполнил свою обязанность. И потенциально военкомат может его оштрафовать по ст. 21.4 КоАП РФ.

При этом сами работники не всегда предупреждают работодателя о своем переезде. Или сообщают через полгода-год. Чтобы обезопасить себя от таких ситуаций, рекомендуем:

Внести в локальный акт правило, что работник обязан сообщать в отдел кадров и ответственному за ВУ о смене своего адреса и других сведений для ВУ. Укажите разумный срок для этой обязанности и ознакомьте с ней под подпись всех сотрудников.

Обязательно актировать факт, когда работник сообщит вам об изменении адреса или других сведений для ВУ. Вам нужно зафиксировать дату, в которую вы узнали о переезде гражданина.

После получения данных о новом адресе внесите изменения в форму № 10 (учетную карточку работника) и направьте в военкомат, где работник стоит на учете, Сведения по форме приложения 2 к Порядку в приложении 13 Методических рекомендаций Минобороны от 11.07.2017).

Аналогично действуйте, если действующий работник снялся с учета по месту жительства и больше нигде не зарегистрировался.

Как действовать, если работник переехал в другую страну

Постоянно проживающие за границей граждане не подлежат ВУ. Но это не значит, что работодатель сразу может снять с воинского учета релоканта и забыть об этом.

Вот что нужно сделать:

По каналам связи с работником сообщите ему о его обязанности письменно сообщить в военкомат о выезде из РФ на срок более 6 месяцев (п. 50 Положения от 27.11.2006 № 719). Фиксируйте это документально.

Направьте в военкомат Сведения по форме приложения 2 к Порядку в приложении 13 Методических рекомендаций Минобороны от 11.07.2017).

Храните карточку по форме № 10 релоканта отдельно, чтобы было удобнее с ней работать.

Если при очередной сверке с военкоматом выяснится, что тот снял с воинского учета такого гражданина, уничтожьте карточку по акту.

Релокант может вернуться и опять прийти к вам на работу. Если он уже снят с ВУ, то поступайте с ним, как с лицом, не состоящим, но обязанном состоять на воинском учете. Алгоритм действий мы приводили в статье «Воинский учет и отчетность в военкомат в 2025 году: правила, сведения, сроки, ответственность».

Отчитывайтесь в военкомат без штрафов

Онлайн-бухгалтерия от 2 000 ₽/мес. Все инструменты: учет, зарплата, отчетность, КЭП, ЭДО

Попробовать бесплатно

Главное о воинском учете при переезде работника

Граждане состоят на воинском учете в военкомате (при отсутствии военкомата — в органе местного самоуправления) по месту жительства, а если они прибыли куда-то на срок более трех месяцев — то по месту пребывания. Отсутствие постоянной или временной регистрации не освобождает от обязанностей по ВУ.

При приеме нового работника разъясните ему порядок исполнения им обязанностей по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации. Проверьте у него документы воинского учета.

Если у работника нет регистрации, в течение 5 дней направьте в военкомат по месту учета работника (смотрите отметку в военном билете) Сведения по форме приложения 2 к Порядку в приложении 13 Методических рекомендаций Минобороны от 11.07.2017. Если это вновь принятый сотрудник — то и Сведения о приеме на работу по форме приложения 2 к Положению о воинском учете от 27.11.2006 № 719.

Обо всех переездах, даже в пределах одного населенного пункта, надо информировать военкомат. Если у работника изменился адрес, в течение 5 дней направьте в военкомат по месту учета работника (смотрите отметку в военном билете) Сведения по форме приложения 2 к Порядку в приложении 13 Методических рекомендаций Минобороны от 11.07.2017.

При отсутствии у сотрудника регистрации или его переезде на срок более 3 месяцев выдавайте работнику Сведения по форме форме приложения 2 к Положению о воинском учете от 27.11.2006 № 719, чтобы он дошел до местного военкомата и встал на временный учет.

Не снимайте с ВУ переехавших за границу работников, пока это не сделает сам военкомат.