Как составить ответ на требование ФНС о даче пояснений

Компания, работающая не первый год, наверняка хоть раз сталкивалась с требованиями ФНС. Требования инспектор ФНС может выставить по различным причинам: из-за ошибок в декларациях, низкой налоговой нагрузки или при встречной проверке вашего контрагента.

Елизавета Кобрина Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Какой бы ни была причина, не стоит игнорировать требование из налоговой инспекции. В противном случае у компании могут заблокировать счет или прийти с проверкой.

Срок ответа на требование налоговой инспекции о даче пояснений

Обычно ФНС указывает в требовании срок, в течение которого нужно представить пояснение.

Следуя нормам законодательства, ответ на требование налоговой нужно подготовить и отправить в течение пяти рабочих дней (п. 3, 6 ст. 88 НК РФ). Когда последний день выпадает на выходной, праздник или нерабочий день, подать пояснения нужно в ближайший следующий рабочий день. Если требование налоговой о представлении документов или пояснений пришло в электронном виде, не забудьте отправить квитанцию о приеме. На это организации отводится шесть рабочих дней (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Сроки ответа зависят от того, каким способом получено требование. В таблице указано, как определить день получения и срок для ответа.

Срок ответа на требование ИФНС о даче пояснений фиксированный. Возможность его изменить НК РФ не предусматривает. 

За пропуск срока налогоплательщику грозит штраф по ст. 129.1 НК РФ от 5 000 до 20 000 рублей. Кроме того, не получив пояснений, налоговая доначислит налоги по текущей проверке и может назначить выездной контроль.

Форма ответа на требование

Требования приходят как в бумажном виде по почте, так и в электронном. Формат требований зависит от того, как отчитывается конкретный налогоплательщик.

Чаще всего ответ на требование пишется в произвольной форме. Это касается, например, пояснений по убыткам в декларации по налогу на прибыль, расхождениям данных в декларации по налогу на имущество с данными бухгалтерской отчетности, низкой зарплате и т.д. Важно, чтобы в ответе присутствовали реквизиты:

• данные налоговой и ее руководителя;
• ваши реквизиты: ИНН и КПП, наименование, адрес;
• дата и номер пояснений;
• вступительная часть «На Ваше требование № Х от хх.хх.2023 поясняем следующее»;
• само пояснение со ссылками на нормативные акты и документы компании;
• ФИО, должность и подпись лица, ответственного за ответ на требование.

Строгий формат ответа предусмотрен только для пояснений к налоговой декларации по НДС, он утвержден приказом ФНС России от 16.12.2016 N ММВ-7-15/682@. Обратите внимание, что по НДС пояснения можно подавать только в электронном виде. Если их направить не по формату или на бумаге, налоговая будет считать пояснения непредставленными (п. 3 ст. 88 НК РФ). О том, как составить пояснения к льготируемым операциям, мы рассказывали в статье «Льготы по НДС в 2025 году: кому положены и как подтвердить».

В Экстерне можно завести свою таблицу требований: в ней показаны крайние сроки для отправки ответов и квитанций, отмечены отправленные и просроченные пояснения, отслеживается статус ответа на требования. Это особенно удобно для бухгалтеров, которые ведут сразу несколько клиентов. А еще доступ к требованиям можно передать другим пользователям. Подробности смотрите в разделе «техподдержка».

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Основные причины требований и варианты ответов

Обычно требованию налоговой предшествует камеральная проверка какой-либо декларации.

Что вызовет подозрение инспектора и заставит его прислать требование:

• В уточненной декларации (расчете) вы уменьшили сумму налога. Это применимо к любому виду налога. Конечно, это может быть вполне правомерное обоснованное действие. Однако, показывая налог к уменьшению, будьте готовы объяснить причину и представить документы.
• В декларации по НДС заявлен налог к возмещению из бюджета. ФНС невыгодно возмещать вам средства, поэтому вполне закономерно, что инспектор должен убедиться в законности вашего требования. Будьте готовы представить копии всех счетов-фактур.
• Данные в декларации расходятся с данными бухгалтерской отчетности. Тут проблема может заключаться в разных методах учета доходов и расходов. Например, при УСН доходы и расходы в налоговом учете учитываются кассовым методом, а в бухгалтерском — методом начисления.
• Превышена безопасная доля вычетов по НДС.
• Низкая налоговая нагрузка.
• В декларации нарушены контрольные соотношения.
• В декларации показан убыток.
• Поставщик не отразил у себя операцию по НДС.
• Встречная проверка. Когда проверяют вашего контрагента, ФНС, чтобы убедиться в законности сделки, требует копии документов у обеих сторон.

Мы привели наиболее распространенные причины требований ФНС. На практике их гораздо больше. Для ответа на требования о представлении пояснений по НДС в Экстерне есть отдельная инструкция.

Если вы считаете, что требование налоговой несправедливо, нужно все равно написать пояснение. В пояснении вы можете сослаться на статьи НК РФ и обосновать свою позицию. Случается и такое, что налоговый инспектор неправ. Нужно отстаивать свое мнение.

Нужно ли подавать документы при требовании о даче пояснений

Подавать документы не нужно. Если налоговая требует дать пояснения, направляйте в налоговую именно их. Прикладывать документы к ответу не обязательно, делайте это только если их подача в ваших интересах.

Если вы отвечаете на требование электронно и прикладываете к ответу документы, опись тоже формируется в электронном виде. А вот если передаете их лично или отправляете «Почтой России», нужно приложить опись документов на бумаге. 

Образец описи документов в налоговую по требованию:

1. Книга продаж за I квартал 2024 года.
2. Книга покупок за I квартал 2024 года.
3. Счет-фактура (на предоплату) № А0000000001 от 25.05.2024.
4. Счет-фактура № 2172 от 17.06.2024.
5. Товарная накладная № 2172 от 17.06.2024.

Как сшить документы для налоговой по требованию? Налогоплательщик обычно сшивает представляемые документы вместе с описью. Правил сшивания нет. Главное, заверить все копии документов для налоговой инспекции соответствующим образом.

Как такового образца пояснительной записки в налоговую по требованию не существует. Вид пояснения будет напрямую зависеть от содержания требования и его причин.

Подведем итоги. Сроки представления пояснений по требованию налоговой инспекции закреплены в НК РФ. Также эти сроки ФНС дублирует в выставляемом требовании. Ответы на требования налоговой о представлении пояснений представляются как на бумаге, так в электронном виде. Исключение — пояснения к декларации по НДС. Их обычно нужно подавать в электронном виде по ТКС.

Сдавайте электронную отчетность через интернет.

14 дней бесплатно

Образец составления ответа на требование налоговой о представлении пояснений

Приведем пример ответа, если ФНС выявила расхождения выручки в двух источниках полученной информации: в декларации по НДС и декларации по налогу на прибыль.

Образец пояснения на требование в налоговую инспекцию

Заместителю начальника межрайонной ИФНС № 4 
Зайковой Т. И.
От ООО «Кнопка», ИНН 6656543210
04.08.2024

На Ваше требование № 569 от 31.07.2024 поясняем следующее.

Сумма доходов от реализации товаров (работ, услуг), показанная в декларации по налогу на прибыль организаций за 6 месяцев, действительно меньше, чем сумма выручки от реализации, показанная в декларациях по НДС за I, II кварталы 2024 года. Такая ситуация возникла в связи с отражением во II квартале 2024 года операции по возврату товара поставщику (НДС в сумме 569,24 руб. был восстановлен).

К данному письму прилагаем счет-фактуру № 23 от 11.05.2024 года, подтверждающий возврат товара.

Директор ООО «Кнопка» ______________________И. Б. Останин